Documentalist Project VenR Kunstwerken A44

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Documentalist Project VenR Kunstwerken A44. 

Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de archivering in het Document Management Systeem (DMS) binnen het project VenR Kunstwerken A44. Dit omvat het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, het waarderen van dossiers en het autoriseren van medewerkers.

Een belangrijk onderdeel van je rol is het trainen van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat kunnen uitvoeren.

Werkzaamheden

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte DMS.
• Maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen in het DMS naar behoefte van de medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken zelfstandig kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers.
• Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Opstellen en uitvoeren van een verbeterplan op basis van de tussentijdse toets van DIM.
• Monitoren en zo nodig uitbreiden van de opslagcapaciteit van het DMS.
• Melden van storingen op de Connect-site aan de ICT-helpdesk.
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties.
• Vervaardigen van de voortgangsrapportage en het dashboard en deze maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing.
• Te zijner tijd de site(s) gereedmaken voor overdracht naar het archief.

Resultaat van de opdracht

1. Een ingericht projectarchief volgens de afspraken met de opdrachtgever en conform de kwaliteitseisen van RWS, waaronder ordening, waarderen, selecteren en metadata.
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en de archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.