Consultant Smart Building

Gemeente Haarlemmermeer

Haarlemmermeer is een van de grootste gemeenten in Nederland met 146.000 inwoners. 18.500 hectare land, opgebouwd uit 26 kernen, levert een gebied vol spannende contrasten op. We hebben weidse landschappen en boerenland, en indrukwekkende stedelijke architectuur en hightech multinationals. En niet te vergeten Schiphol. We zijn een jonge gemeente, maar hebben tegelijk een rijke historie, onder andere terug te vinden in de Stelling van Amsterdam en een aantal 19e-eeuwse gemalen. Haarlemmermeer is volop in ontwikkeling. Het is een dynamische plek waar mensen graag willen wonen, werken en recreëren. Het is hier groen en stads tegelijk.

De opdracht

De gemeente Haarlemmermeer bouwt een nieuw gemeentehuis dat naar verwachting in 2028 in gebruik zal worden genomen. In dit project speelt Cluster Facility Management (FM) een centrale rol bij de voorbereiding en uitvoering van de facilitaire diensten in het nieuwe gebouw. Voor een toekomstbestendig en efficiënt gebouwbeheer is de integratie van Smart Building-technologieën essentieel, waarbij duurzaamheid, gebruiksgemak en operationele efficiëntie centraal staan. Deze maken deel uit van het functioneel en technisch ontwerp. Bij de aanbesteding voor het nieuwe gemeentehuis zijn daarom sensoren en een gebouwbeheersysteem ingekocht. De inzet van Smart Building expertise is cruciaal om deze technologische oplossingen tijdig en effectief te implementeren, zodat deze klaar zijn voor de ingebruikname van het gemeentehuis.

Doel van de opdracht

Het realiseren van een gedragen en uitvoerbaar Smart Building-plan dat direct aansluit op de bouwplanning, organisatiebehoeften en technologische kaders van de gemeente Haarlemmermeer. De inzet van de expertise is noodzakelijk vanwege de benodigde specifieke kennis, onafhankelijkheid en capaciteit.

Te realiseren resultaten

Het adviesbureau en/of consultant is verantwoordelijk voor de oplevering van de volgende concrete en toetsbare resultaten:

1. Gedeelde en gedragen Smart Building-visie

   • Een geaccepteerde en vastgestelde definitie van wat Smart Building betekent binnen de context van het nieuwe gemeentehuis.
   • Deze visie is afgestemd met en goedgekeurd door relevante afdelingen en opgenomen in het strategisch kader voor het gebouwbeheer.

2. Inzicht in eigenaarschap en verantwoordelijkheden

   • Een overzichtelijke toewijzing van verantwoordelijkheden per afdeling m.b.t. de toekomstige werking, inrichting en beheer van Smart Building-oplossingen.
   • Dit overzicht is besproken en afgestemd met betrokken afdelingen.

3. Organisatiewijde informatiebasis

   • Een document met de technologische behoeften van de organisatie, gekoppeld aan bestaande documenten (zoals PvE) en actuele eisen vanuit privacy, informatiebeveiliging en budget.
   • Behoeften zijn gevalideerd door interne stakeholders en vormen de basis voor vervolgbesluiten.

4. Marktinzicht en leverancierskader

   • Een marktanalyse van relevante Smart Building-technologieën, resulterend in een overzicht van kansrijke oplossingen inclusief toetsbare beoordelingscriteria.
   • Indien nodig, een shortlist van geschikte leveranciers op basis van objectieve selectiecriteria, met input van interne en externe experts.

5. Integreerbare planningsoutput

   • Een planningsdocument waarin de te implementeren Smart Building-oplossingen zijn gekoppeld aan de bouwplanning, met benoemde mijlpalen en afhankelijkheden.
   • Dit document is afgestemd met het ontwerp- en bouwteam.

6. Juridische en beleidsmatige borging

   • Een samenvatting van juridische, privacy- en compliance-eisen waaraan de gekozen oplossingen voldoen.
   • Afgestemd met de privacy officer, informatiebeheer en juridische adviseurs.

7. Begroting voor implementatie

   • Een compleet budgetvoorstel voor de implementatie van Smart Building-technologieën inclusief marge voor onvoorziene kosten.
   • Het voorstel is besproken met en voorgelegd aan nog te bepalen MT’s.

8. Draagvlak en voorbereiding overdracht

   • Tijdens de opdracht is actief samengewerkt met een interne collega die gedurende het traject wordt meegenomen in besluitvorming, analyses en documentatie.
   • Aan het einde van de opdracht is alle relevante informatie, waaronder een overdrachtsdossier en instructies voor beheer, overgedragen aan deze collega.

Randvoorwaarden samenwerking

• Het adviesbureau en/of consultant werkt zelfstandig, maar in nauwe samenwerking met FM, Info+ en andere relevante teams.
• Het adviesbureau en/of consultant heeft tweewekelijkse bila’s met de FM Programmanager Nieuwbouw en is actief betrokken tijdens het maandelijkse Programmaoverleg.
• Gedurende het project wordt actief gebouwd aan kennisoverdracht en interne verankering van verantwoordelijkheden.
• De focus ligt op praktische uitvoerbaarheid en continuïteit binnen de bestaande organisatie.