Bestuurssecretaresse – Breda

We zoeken voor de gemeente Breda een Bestuurssecretaresse. 

Het bestuurs- en directiesecretariaat van de Gemeente Breda heeft unieke mogelijkheden voor ervaren bestuurssecretaresse(s) (m/v). Samen met zeven directe collega’s zorg je voor administratieve en secretariële ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de directie

Je zal te werk gaan met de volgende werkzaamheden/verantwoordelijkheden:

• Je beheert complexe agenda’s, waarbij je o.a. prioriteiten stelt op basis van inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Je verzorgt (vertrouwelijke) correspondentie en reageert proactief als blijkt dat agenda’s gewijzigd moeten worden.
• Je gebruikt eigen inzicht om de urgentie en belangen in te schatten en bent op de hoogte van de inhoudelijke portefeuille van de bestuurder of directeur.
• Je bent eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie en zorgt voor een gastvrije ontvangst van bezoek.
• Je bent een buffer richting de interne organisatie en externe omgeving, waarbij je verbanden moet kunnen leggen en belangen goed in moet kunnen schatten.
• Signaleren, vooruit plannen, meedenken en je verdiepen in wat er speelt.
• Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, distribueert digitale vergaderstukken.
• Je zorgt voor tijdige input en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en actiepunten.
• Je regelt vervoer, etentjes en attenties e.d. en informeert de juiste personen hierover.
• Je bent samen met je collega’s voortdurend bezig met het verder optimaliseren van het secretariaat.

Samenvijf: tijd voor iets nieuws
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.