Ambtelijk Secretaris Adviesraad

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Ambtelijk Secretaris Adviesraad.

Als Secretaris Adviesraad Sociaal Domein (ASD) & Raad voor de Fysieke Toegankelijkheid (RFT) ondersteun je beide adviesorganen binnen het Sociaal Domein van de gemeente Zoetermeer. Je bereidt vergaderingen voor, zorgt voor tijdige agendering van dossiers en faciliteert de leden van de adviesraden, zodat zij het college van burgemeester en wethouders en projectmanagers optimaal kunnen adviseren. Je werkt nauw samen met de voorzitters en collega’s binnen het team Wmo beleid, netwerk- en wijkregie.

Werkzaamheden

• Opstellen van agenda’s voor de vergaderingen van zowel de ASD als de RFT;
• Notuleren tijdens de vergaderingen van de ASD en RFT;
• Organiseren van vergaderfaciliteiten, zoals vergaderruimten en het uitnodigen van gasten en sprekers;
• Opstellen en bijhouden van actielijsten en bewaken dat acties worden uitgevoerd;
• Plannen van afspraken en organiseren van bijeenkomsten;
• Beheren van mailboxen en documenten van beide adviesraden;
• Versturen van weekmails, vergaderstukken, adviezen en communicatie-uitingen;
• Contact onderhouden met de gemeente over de voortgang van adviestrajecten;
• Procesmatige afstemming intern over lopende en toekomstige adviestrajecten;
• Ondersteuning bij het opstellen van adviezen en projecten, zoals ledenwerving;
• Ondersteunen bij het opstellen van communicatie-uitingen;
• Regelen en ontvangen van tolk Nederlandse gebarentaal;
• Bijhouden van de website en social media;
• Ondersteunen bij het maken van de jaarplanning en het jaarverslag;
• Samen met de voorzitter bewaken van de begroting van de ASD en RFT;
• Aanleveren van presentielijsten voor uitbetaling van vacatiegelden;
• Uitvoeren van faciliterende activiteiten in algemene zin;
• Deelname aan teamoverleggen.

Werktijd

De functie betreft een aanstelling voor 16 uur per week.