Adviseur Projectbeheersing Project VenR Kunstwerken A44

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Adviseur Projectbeheersing Project VenR Kunstwerken A44. 

Als Adviseur Projectbeheersing ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem (DMS) door projectmedewerkers. Je voert activiteiten uit zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers, geef je training en opleiding aan projectmedewerkers en zorg je voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het trainen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte DMS
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
• Opstellen en uitvoeren van een verbeterplan op basis van tussentijdse toets van DIM
• Monitoren en zo nodig uitbreiden van de opslagcapaciteit van het DMS
• Melden van storingen op Connect-site aan ICT helpdesk
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen van applicaties in de vorm van functionele wensen
• Vervaardigen van voortgangsrapportage en dashboard en deze maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing
• Te zijner tijd de site(s) gereed maken voor overdracht naar het archief

Resultaat van de opdracht

• Ingericht projectarchief volgens afspraken met de opdrachtgever, dat voldoet aan de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)