Adviseur Documentmanagement

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Adviseur Documentmanagement die verantwoordelijk is voor het beheer van de archivering in het document management systeem binnen het projectteam. Je voert taken uit zoals registreren, metadata toevoegen, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers, geef je training en opleiding aan projectmedewerkers en zorg je voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Specifieke taken:

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het document management systeem
• Maken van standaardweergaven en zoekvragen in het systeem
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
• Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders
• Tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste personen (routeren van post- en e-mailstukken)
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties conform het proces van Lokaal Functioneel Beheer

Resultaat van de opdracht

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de afspraken en kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat, inclusief ordening, waarderen, selecteren en toepassen van metadata
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur