Kwartiermaker Kabinet en Ondersteuning

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Kwartiermaker Kabinet en Ondersteuning.

Als Kwartiermaker Kabinet en Ondersteuning heb je een dubbele opdracht. Enerzijds ben je verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van een plan om medewerkers van het bestuurssecretariaat, de managementondersteuning en de kabinetsmedewerker samen te brengen tot één team van ondersteuners. De leidinggevende verantwoordelijkheid ligt primair bij de gemeentesecretaris.

Verantwoordelijkheden en opleveringen (team van ondersteuners)

• Handreiking van uniforme werkwijzen binnen het cluster van secretarieel ondersteuners.
• Capaciteitsplanning waaruit blijkt dat de secretarieel ondersteuners als één team functioneren, afgestemd op de omvang van het bestuur (ook na de verkiezingen).
• Strategische personeelsplanning en formatieplan voor het cluster van secretarieel ondersteuners en het kabinet.
• Rapportage van teamontwikkelingsactiviteiten.
• Ontwikkelplan voor de komende twee jaren.
• Gedurende de opdracht kun je als aanspreekpunt fungeren voor het cluster; de leiding blijft primair bij de gemeentesecretaris.

Vormgeven van de kabinetsfunctie

Je bent verantwoordelijk voor het vormgeven en professionaliseren van de kabinetsfunctie. Je treedt op als senior Kabinetsadviseur voor het bestuur (m.n. de burgemeester). Voor uitvoerende taken is een kabinetsmedewerker aanwezig.

Opleveringen en taken kabinetsfunctie

• Een representatie- en public affairs-agenda voor de komende twee jaar.
• Een actueel bestand aan protocollen en draaiboeken voor alle officiële representatiebijeenkomsten, werkbezoeken, vieringen en herdenkingen.
• Een procesbeschrijving van de wijze waarop in Waalwijk aanvragen voor onderscheidingen worden behandeld.
• Een advies over de wijze waarop de kabinetsfunctie, ook na de verkiezingen, het beste ingevuld kan worden.
• Ondersteuning van de burgemeester bij kabinetsactiviteiten en eventueel optreden als woordvoerder.