Administratief en Secretarieel Medewerker

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Administratief en Secretarieel Medewerker.

Als administratief en secretarieel medewerker zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw ondersteuning kunnen teammanagers, collega’s en projecten optimaal functioneren. Je draagt bij aan een goed georganiseerde dienstverlening voor inwoners, waaronder mensen die een beroep doen op bijstand én vluchtelingen die tijdelijk worden opgevangen.

Jouw werkzaamheden

Verdeling werkzaamheden: ongeveer 80% secretariële werkzaamheden en 20% administratieve ondersteuning, met name rondom bijstandsaanvragen.

Secretariële ondersteuning

• Agendabeheer voor drie teammanagers
• Inplannen van (externe) afspraken en het reserveren van vergaderruimtes
• Afhandelen van inkomende en uitgaande telefoontjes
• Organiseren van bloemen, gebak en attenties
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten, sessies en overleggen
• Wekelijks verzamelen van stukken (o.a. voor wethoudersoverleggen)
• Opstellen van agenda’s en conceptbesluitenlijsten
• Plaatsen en beheren van documenten in iBabs

Administratie & Frontoffice Actief voor Werk

• Ondersteunen bij het proces van bijstandsaanvragen en intakes
• Opvoeren van klanten in systemen
• Versturen van uitnodigingen en plannen van gesprekken
• Verdelen van intakes onder collega’s
• Afhandelen van telefoontjes en e-mails van inwoners
• Scan-, print- en archiveringswerkzaamheden
• Verwerken van betaalopdrachten

Cluster Vluchtelingenopvang

• Plannen en organiseren van overleggen
• Organiseren van bijeenkomsten binnen en buiten het gemeentehuis
• Administratieve ondersteuning bij werkzaamheden rondom de opvang van Oekraïense vluchtelingen