Senior Programmasecretaris

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Senior Programmasecretaris.

Wat ga je doen?

Je speelt een essentiële rol in het realiseren van de ambities van het Geïntegreerd Ondersteuningsaanbod binnen programma GO. Je bent de spil in het programma, zorgt voor overzicht en draagt actief bij aan een soepele samenwerking binnen en buiten het programma.

Belangrijkste taken

• Monitoren van alle lopende activiteiten binnen het programma.
• Opstellen van voortgangsrapportages.
• Bijhouden van actie- en besluitenlijsten.
• Waarborgen dat privacygerelateerde zaken goed geregeld zijn.
• Structuur aanbrengen in het bredere team van GO en tijdig knelpunten signaleren.
• Zorgen dat afspraken uit het plan van aanpak daadwerkelijk worden gerealiseerd.
• Complexe vraagstukken inzichtelijk maken.
• Ontwikkelingen in het bredere netwerk volgen en daarop anticiperen.

Samenwerking

• Nauw samenwerken met de programmacoördinator GO.
• Samenwerken met secretarissen en programmacoördinatoren van andere OZJ-programma’s.
• Actief bijdragen aan samenwerking binnen en buiten het programma.

Werkzaamheden

• Bijdragen en schrijven aan de planvorming en de coördinatie bij het opstellen van plannen van aanpak voor programma’s en projecten
• Voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen, waaronder het opstellen van agenda’s en opvolgen van actiepunten
• Zorgdragen voor de juiste en tijdige communicatie binnen het team
• Inhoudelijk bijdragen aan rapportages en coördineren van de planning binnen de programma-organisatie
• Bijdragen leveren aan het door ontwikkelen van het leernetwerk in de vorm van het bieden van overzicht en contactbeheer
• Beheren en bijhouden van programma- en projectdocumenten, projectplannen, rapportages en (opvragen) budgetoverzichten
• Verantwoordelijk voor een overzichtelijk en goed geordend archief van programma gerelateerde documenten waaronder het ondersteuningsregister
• Verzorgen van accurate voortgangsrapportages en evaluaties
• Opstellen van nieuwsbrieven, updates en andere programmagerelateerde communicatie
• Monitoren en bewaken van de planning en voortgang van onderliggende projecten en Programma’s
• Faciliteren van randvoorwaarden en structuur binnen het team
• Verantwoordelijk voor personele aangelegenheden, waaronder het opvragen van offertes en de afstemming met inkoop en het projectenbureau voor contractering
• Signaleren van knelpunten en waarborgen van de realisatie van het plan van aanpak
• Actief schakelen binnen het bredere netwerk en inspelen op ontwikkelingen
• Bijdragen aan een goede relatie met opdrachtgevers