Tijd voor iets nieuws, tijd voor onze collega’s. We spreken met Simon over zijn werk als Medewerker Documentaire Informatie Voorziening (DIV) bij de gemeente Woerden/Oudewater.
Zolang het gemeentestelsel in Nederland bestaat, worden er documenten opgesteld en gearchiveerd. Maar hoe bepaal je welke documenten je bewaart en hoe zorg je ervoor dat deze veilig worden opgeborgen?
Als Medewerker DIV beheer je dossiers, registreer je documenten, ken je bewaar- en vernietigingstermijnen toe en bereid je het (digitale) archief voor op overdracht. Daarnaast beantwoord je vragen over dossiers.
Simon’s werkdag
Welke werkzaamheden Simon doet verschilt per periode, vertelt Simon: ‘’Ik krijg elke keer opdrachten die een bepaalde periode duren, dan rond ik die af en krijg ik een nieuwe opdracht. Ik ben bijvoorbeeld bezig geweest met bouwvergunningen ordenen en opschonen, controleren of er van elk fysiek dossier ook een digitaal dossier was en als laatste ben ik nu bezig met fysieke en digitale dossiers opschonen.’’
Een medewerker DIV kijkt onder andere welke documenten of dossiers vernietigd kunnen worden en welke bewaard moeten worden. Dit wordt gedaan aan de hand van voorschriften. ‘’Daarnaast werken we ook met termijnen wanneer iets vernietigd mag worden, bijvoorbeeld over 5 of 10 jaar. We stellen een vernietigingslijst op die naar de manager toe gaat, die keurt het dan goed of af’’, vertelt Simon.
Verandering
Het werk als Medewerker DIV is door de jaren heen erg veranderd, volgens Simon: ‘’Toen ik begon met werken in de jaren ’80 was er alleen nog maar een fysiek archief, nu is er een digitaal archief bijgekomen. Een ander verandering is dat de functie van Medewerker DIV is verschoven van registreren naar controleren. Vroeger moesten we bijvoorbeeld post in- en uitboeken, een bestemmingsplan of brief registreren. Nu moeten we meer dossiers controleren en opschonen, e-mails erbij betrekken en vragen beantwoorden.’’
Uitdagingen
Het leuke aan zijn werk vindt Simon dat het werk heel divers is. ‘’Je hebt elke periode verschillende werkzaamheden die gaan over verschillende onderwerpen. Het werk is eigenlijk nooit hetzelfde.’’ Simon vindt het lastig aan zijn baan dat hij soms zelf moet kijken of documenten vernietigd of bewaard kunnen worden. ‘’Sommige documenten moet je echt periodiek zien, want weg is echt weg.’’
Toekomstperspectief
De kans dat de baan Medewerker DIV door robots en computers wordt overgenomen in de komende 20 jaar is groot. Simon gaat er ook vanuit dat het beroep Medewerker DIV niet meer bestaat over 20 jaar. Zelf geniet Simon dan gelukkig al een paar jaar van zijn pensioen.
