Management Assistent -Sector Veiligheid en Handhaving

Functie

Managementassistent voor de Sector Veiligheid en Handhaving. Type: tijdelijk (i.v.m. zwangerschapsverlof). Locatie: Stadhuis Eindhoven. Uren: 32-36 uur per week.

Wat ga je doen

• Ondersteunen en ontzorgen van één of meerdere afdelingshoofden binnen de sector.
• Beheren van agenda’s en plannen, verzetten en voorbereiden van afspraken, ook sectorbrede afspraken met meerdere collega’s.
• Organiseren van vergaderingen en overleggen (logistiek en inhoudelijk), vastleggen van afspraken en besluiten en waar nodig bewaken van follow-up.
• Notuleren tijdens afdelingsoverleggen en MT-vergaderingen indien nodig.
• Eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe relaties.
• Afhandelen van correspondentie (e-mail, post en interne/externe communicatie).
• Ondersteunen bij personele processen zoals onboarding, uitdiensttreding en ziekmeldingen.
• Archiveren en beheren van digitale documenten en dossiers indien nodig.
• Organiseren van borrels en afscheidssituaties, inclusief reserveren van locaties en verzorgen van attenties.
• Signaleren van knelpunten en proactief meedenken over verbeteringen in werkprocessen.
• Controleren en accorderen van facturen in overleg met het afdelingshoofd.

Met wie werk je samen

Je werkt nauw samen met een collega-managementassistent (waarbij jullie elkaar één dag per week vervangen), de afdelingshoofden van de sector en andere managementassistenten binnen de organisatie om afstemming en efficiënte samenwerking te waarborgen.

Vereisten en vaardigheden

• Minimaal drie jaar werkervaring in een vergelijkbare secretariële functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Zorgvuldig, discreet en betrouwbaar, met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Vaardig met MS Office / Microsoft 365 (Outlook, Word, Teams en Excel). Ervaring met Youforce, Proactis en Self Service Portal is een pré.
• Kan zelfstandig werken en zoekt tevens actief de samenwerking op.

Sollicitatie

Verzoek: lever je cv in het Nederlands aan en voeg een persoonlijke motivatie toe waarin je onderbouwt dat je over de gevraagde competenties beschikt.