(Senior) Adviseur Informatiebeheer (DIV)

Opdracht

Je vervangt tijdelijk binnen het team Informatie als (Senior) Adviseur Informatiebeheer (DIV). Je zorgt voor de voortgang en afhandeling van lopende en nieuwe werkzaamheden op het gebied van informatiebeheer, met focus op advies, ondersteuning en uitvoering binnen geldende wet- en regelgeving.

Verantwoordelijkheden

• Toetsen van dossiers aan Archiefwet, Archiefbesluit, selectielijsten en bewaartermijnen; adviseren en motiveren van beslissingen op basis van wet- en regelgeving.
• Opstellen en actualiseren van richtlijnen en werkinstructies voor dossiervorming en archivering bij nieuwe casussen.
• Signaleren van knelpunten in archief- en informatiebeheer en formuleren van verbetervoorstellen.
• Als sparringspartner voor de informatiemanager adviseren op het snijvlak van informatiemanagement en informatiebeheer.

• Fungeren als inhoudelijk specialist en vraagbaak voor zaakgericht werken met XXLLNC Zaken en afstemming met applicatiebeheerders.
• Meedenken over procesinrichting van zaaktypen, documentstromen en dossiervorming.
• Adviseren en begeleiden van medewerkers bij eenduidige registratie en dossiervorming in XXLNC Zaken, samen met het team.

• Adviseren over het gebruik van MS365 (Teams, SharePoint, OneDrive) binnen de informatiehuishouding en archiefomgeving.
• Meedenken over een beheerbare structuur (informatiearchitectuur, mappen/dossiers, autorisaties, bewaarbeleid).
• Opstellen van praktische richtlijnen voor archiefwaardige informatie binnen MS365.

• Inhoudelijke inbreng leveren in het kwaliteitshandboek (procedures, werkinstructies, kwaliteitseisen).
• Fungeren als sparringspartner voor teamleden en management bij kwaliteits- en interpretatiekwesties.
• Beslissen bij complexe casussen en zorgen voor duidelijke vastlegging van keuzes.
• Sparringpartner voor de informatiebeheer medewerker bij het samenstellen van het Kwaliteitshandboek zaaksysteem (XXLLNC Zaken).

• Onderhouden van contact met het Regionaal Archief Nijmegen (RAN), provincie en omgevingsdienst over archief- en informatiebeheer.
• Afspraken over overdracht, bewaartermijnen en kwaliteit afstemmen en intern borgen.

• Coördineren van de overgang van bouwdossiers naar het eDepot van het regionaal archief in afstemming met het team en de omgevingsdienst.
• Vastleggen van afspraken over overdracht, toegankelijkheid en bewaarbeleid.
• Vertalen van deze afspraken naar interne processen, werkinstructies en rolverdeling na overdracht.

• Opstellen van uitfasering- en migratievoorstellen (scope, aanpak, risico’s, planning, kwaliteitseisen).
• Zorgen dat bij migraties de archiefkwaliteit, metadata en herleidbaarheid (audittrail) geborgd blijven.