Projectassistent (team Projectmanagementbureau)

Functieomschrijving

Als projectassistent binnen het projectmanagementbureau ben je de verbindende schakel tussen de programmamanager, projectleiders en interne en externe stakeholders. Je draagt actief bij aan de structuur, voortgang en kwaliteit van projecten binnen het fysiek domein. Je bewaakt voortgang op planning, budget en kwaliteit, signaleert knelpunten en komt proactief met oplossingen. In afstemming met projectleiders vervul je een rol in omgevingsmanagement en onderhoud je contact met inwoners, ondernemers en andere stakeholders. Je organiseert en ondersteunt overleggen, bijeenkomsten en strategische sessies, bereidt besluitvorming voor, verzorgt procesbegeleiding en stelt bestuurlijke stukken op. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor planningen, verslaglegging, documentbeheer en informatievoorziening. In samenwerking met de financieel adviseur bewaak je de financiële voortgang, inclusief budgetten en subsidies.

Taken en verantwoordelijkheden

Belangrijkste taken

• Ondersteunen van programmamanager en projectleiders bij uitvoering van projecten binnen het fysiek domein
• Opstellen en bewaken van projectplanningen, actielijsten en voortgangsrapportages
• Signaleren van knelpunten in planning, budget en uitvoering en doen van verbetervoorstellen
• Organiseren en coördineren van overleggen, werksessies en bestuurlijke bijeenkomsten
• Voorbereiden en opstellen van bestuurlijke stukken (zoals college- en raadsvoorstellen)
• Verzorgen van verslaglegging, documentbeheer en informatievoorziening
• Ondersteunen bij omgevingsmanagement; contact met inwoners, ondernemers en andere stakeholders
• Afstemmen met interne en externe betrokkenen om draagvlak en voortgang te borgen
• Bewaken van samenhang tussen verschillende projecten binnen het programma
• Ondersteunen bij financiële monitoring, inclusief budgetbewaking en subsidieadministratie

Projecten

• Project Oude Tempel – Gebiedsontwikkeling gericht op een natuurinclusieve realisatie van circa 220 woningen binnen een bestuurlijke driehoek van opdrachtgever(s) en projectleiding
• Hart van de Heuvelrug / Vliegbasis Soesterberg – Regionale samenwerkingsprojecten waarin de gemeente optreedt als projecttrekker en risicodragend partner, in samenwerking met de Provincie Utrecht en de gemeente Zeist

Gewenste vaardigheden en competenties

• Goede tekstuele en communicatieve vaardigheden
• Zelfstandig functioneren en een proactieve aanpak
• Ongevraagd adviseren waar nodig
• Ervaring met afstemming en draagvlakcreatie richting inwoners, ondernemers en andere stakeholders
• Samenwerken met programmamanager, projectleiders en projectondersteuning
• Bewaken van politieke, financiële en maatschappelijke impact van projecten