Archiefinspecteur

Functie: Archiefinspecteur

Als archiefinspecteur werk je samen met de gemeentearchivaris aan het versterken van informatie- en archiefbeheerprocessen. Je voert inspecties uit bij de gemeente en bij vijf samenwerkingsverbanden (zoals de GGD en Veiligheidsregio), toetst naleving van wet- en regelgeving, zoekt naar verbeterkansen en vervult een adviserende rol richting organisaties.

Belangrijkste werkzaamheden

• Inspecties voorbereiden en uitvoeren: op basis van Archiefwet- en regelgeving en de KPI-methodiek.
• Advies en relatiebeheer: opbouwen van relaties en adviseren van managers en medewerkers over informatie- en archiefbeheer.
• Ontwikkelen van oplossingen: bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van praktische oplossingen voor zowel analoog als digitaal archiefbeheer.
• Toezichtrapportages opstellen: tweejaarlijks namens de gemeentearchivaris een toezichtrapportage opstellen voor de dagelijks besturen van de gemeenschappelijke regelingen over beheer van niet-overgebrachte overheidsinformatie.
• Thema- en aspectinspecties: uitvoeren van inspecties naar de kwaliteit en effectiviteit van de informatiehuishouding.
• Ondersteuning gemeentearchivaris: bij het geven van formeel advies en goedkeuring op grond van archiefwet- en regelgeving.
• Monitoring en voortgang: volgen van verbeterpunten uit toezichtrapportages via kwartaaloverleggen.
• Voorlichting: geven van voorlichting over relevante wet- en regelgeving en vakinhoudelijke onderwerpen.

Zwaartepunt van de opdracht

Het zwaartepunt ligt op adviseren en toezicht houden, zowel intern als richting de gemeenschappelijke regelingen. Advisering betreft onder meer:

• bewaartermijnen en aanbestedingen
• MDTO en kwaliteitssystemen
• handboek vervanging

Daarnaast stemmen you af met de recordmanager over digitale vernietigingslijsten en stel je toezichtrapportages op en overleg je waar nodig met de gemeenschappelijke regelingen.