Griffiemedewerker

Wij zoeken tijdelijk een griffiemedewerker die het team van de gemeente Opmeer kan versterken. Je ondersteunt de griffie bij de organisatie van vergaderingen, verslaglegging, dossierbeheer en de dagelijkse administratieve en secretariële werkzaamheden.

Wat ga je doen?

Verzorging van de vergaderorganisatie, verslaglegging en dossierbeheer

• Ondersteunen bij het opstellen en publiceren van agenda’s voor raadsvergaderingen en andere overlegvormen.
• Bewaken van de termijnagenda’s voor verschillende vergaderingen in overleg met voorzitter en secretaris.
• Verzamelen en vermenigvuldigen van stukken voor vergaderingen.
• Beantwoorden of doorsturen van algemene informatieve vragen van raadsleden.
• Opstellen en publiceren van notulen en verslagen.
• Bewaken van vergaderschema’s, reserveren en organiseren van benodigde facilitaire ondersteuning.
• Verzorgen van de verslaglegging van overleggen, herkennen van kritische argumenten en beslismomenten en verwerken in verslagen en actielijsten.
• Bijhouden van overzichten in het raadsinformatiesysteem, zoals moties, toezeggingen en amendementen.
• Bijhouden van de Lijst ingekomen stukken en de afhandeling van deze stukken.

Administratieve en secretariële ondersteuning griffie

• Verwerken van inkomende en uitgaande post van de griffieorganisatie, zowel op papier als digitaal.
• Aanleveren van gegevens ten behoeve van voortgangsrapportages, de begroting en jaarrekening.
• Faciliteren van specifieke bijeenkomsten zoals recepties, afscheidsbijeenkomsten, thematische conferenties en werkbezoeken.
• Opstellen van overzichten voor raadsleden met informatie over vergaderingen, ter inzage gelegde stukken, aankondigingen van bijeenkomsten en binnengekomen stukken van instellingen en derden.
• Verwerken van in- en externe verzoeken om inhoudelijke informatie binnen de daartoe vastgestelde kaders.
• Mede verzorgen van informatievoorziening aan burgers en instanties.
• Zorgen voor het plaatsen van de juiste content op de website en andere media.