Programmasecretaris TU Delft Campus Rotterdam – cluster MO

Jouw functie

Als programmasecretaris zorg je voor overzicht, een goede planning en heldere communicatie. Je bent de linker en rechterhand van de programmamanager en werkt binnen het programmateam van de TU Delft Campus Rotterdam samen met diverse externe partners in een dynamisch politiek-bestuurlijk krachtenveld. Je coördineert en bewaakt planning en rapportages, bereidt bestuurlijke stukken, vergaderingen en overleggen voor en zorgt voor duidelijke verslaglegging.

Wat ga je doen?

• Coördinatie: Je volgt ontwikkelingen rondom de TU Delft Campus nauwgezet, zet acties tijdig uit en zorgt dat ze worden opgevolgd.
• Secretariële taken: Je fungeert als secretaris van vaste overleggen (programmateam, intern en extern directieoverleg en overleg met TU Delft).
• Bestuurlijke voorbereiding: Je bereidt bestuurlijke stukken voor, waaronder stukken voor de Strategic Board en andere vergaderingen met interne en externe partners.
• Communicatie en documentatie: Je zorgt voor heldere communicatie en toegankelijke, bruikbare documentatie voor betrokken partijen.
• Faciliteren van samenwerking: Je plant afspraken voor de programmamanager en organiseert (partner)bijeenkomsten.
• Samenwerking: Je werkt nauw samen met het interne programmateam en hebt korte lijnen met de secretaris en het programmateam van TU Delft.
• Signaleren: Je signaleert kansen, risico’s en knelpunten in proces en samenwerking en volgt deze proactief op.

Werklocatie

Je werkt grotendeels vanuit de programmabureaulocatie nabij Rotterdam CS en brengt daar een groot deel van je werkweek door.

Jouw profiel

Je ondersteunt de programmamanager en het team bij organisatie, coördinatie en besluitvorming rondom de ontwikkeling van de TU Delft Campus in Rotterdam. Je schakelt moeiteloos tussen uitvoering, projectmatig werken en beleidsmatige processen, organiseert zelfstandig je werk, bent initiatiefrijk en sterk in het zorgvuldig voorbereiden en bewaken van agenda’s, rapportages en besluitvormingstrajecten. Je vertaalt ervaring en signalen uit de praktijk naar concrete adviezen. Je bent een verbinder, legt makkelijk contact, bouwt netwerken en hebt bestuurlijke sensitiviteit en ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving.

Eisen

• Je hebt een afgeronde HBO opleiding.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als secretaris in de afgelopen 8 jaar.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving in de afgelopen 3 jaar.

Wensen

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als secretaris opgedaan in de afgelopen 8 jaar.
• Je hebt werkervaring met beleidsadvisering.
• Je hebt werkervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie met meer dan 150.000 inwoners.