Contractbeheerder Welzijn

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Contractbeheerder Welzijn.

Als contractbeheerder ben je als een spin in het web. Je ondersteunt de contractmanagers Welzijn in hun werkzaamheden en fungeert als vraagbaak voor de verschillende teams van de afdeling, contractpartners en de interne uitvoering. De uitdaging ligt in het zorgvuldig afhandelen van diverse vragen, tijdige terugkoppeling en het verbinden van de verschillende partijen.

Contractmanagement en contractbeheer voor Welzijn zijn nog in ontwikkeling. Deze functie is daarom nog niet volledig vast omlijnd en kan verder worden uitgebouwd; je denkt mee, toont initiatief en komt met voorstellen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Administratieve afhandeling en archivering van contracten voor integrale gebiedsopdrachten Welzijn (o.a. Heel de Stad, Jeugdparticipatie, Informele Leerondersteuning en Informele zorg en ondersteuning) en bijbehorende addenda;
• Begeleiden van processen rondom addenda, afrondingsbrieven en andere opdrachtgerelateerde documenten op juistheid en compleetheid, inclusief zorg voor ondertekening en verzending;
• Bewaken van contracttermijnen, deadlines en verplichtingen en tijdig signaleren naar de contractmanagers;
• Ondersteunen bij voorbereidingen op contractwijzigingen en relevante processen;
• Bewaken van de volledigheid, juistheid en actualiteit van het contractdossier, zowel financieel als inhoudelijk;
• Verzamelen, verwerken en archiveren van relevante monitorings- en sturingsgegevens met behulp van diverse softwareprogramma’s en registratiesystemen;
• Recalleren van interne en externe betrokkenen over uitstaande uitvragen en verzoeken;
• Levering van administratieve en cijfermatige input voor contractmanagers voor periodieke overleggen;
• Publiceren van gegevens op het intranet en de portal voor contractpartners;
• Beheren van relevante contactinformatie en mailadressen van contractpartners en verzorgen van mailings;
• Beheren van de postbus van contractmanagement en contractbeheer;
• Plannen van operationele, tactische en strategische overleggen en bijdragen aan verslaglegging van het contractmanagers Welzijn-overleg;
• Zoeken van verbinding met contractbeheer Jeugdhulp en contractbeheer WMO en afstemmen bij afdelingsoverstijgende werkzaamheden;
• Bijdragen aan continuïteit van processen door het actualiseren van werkinstructies en -processen binnen contractbeheer;
• Nauw samenwerken met contractmanagers Welzijn en adviseurs die bij de genoemde contracten en addenda betrokken zijn.