Evenementen- en Representatiecoördinator

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Evenementen- en Representatiecoördinator.

Je bent een organisatorisch talent met een passie voor evenementen en representatie. Je bent goed thuis in het proces van koninklijke onderscheidingen en zorgt ervoor dat de organisatie op de juiste manier in de spotlight staat. Je ondersteunt de burgemeester en wethouders bij publieke optredens en hebt een belangrijke rol bij representatieve en protocollaire aangelegenheden. Je bedenkt vernieuwende concepten om de gemeente dynamisch te representeren.

Taken en verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van het college van burgemeester en wethouders bij publieke optredens en bij representatieve en protocollaire aangelegenheden.
• Organisatie en coördinatie van onder andere de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie voor relaties, Lintjesregen en Dodenherdenking.
• Organiseren van bezoeken van de burgemeester aan jubilarissen en ontvangsten/werkbezoeken van het college in de stad, de regio of daarbuiten.
• Begeleiden van aanvragen voor koninklijke onderscheidingen van begin tot eind.
• Ondersteuning op het gebied van professioneel relatiebeheer en adviseren over het gebruik en de inzet van relatiegeschenken.
• Beschrijven van werkprocessen en opstellen van draaiboeken.
• Schrijven van speeches of notities voor de burgemeester of het college indien nodig.

Opdracht (ZZP)

• Je bent zelfstandig verantwoordelijk voor de organisatie van verschillende evenementen, de projectplanning en de advisering richting het bestuur over deelname, inhoud en uitvoering van evenementen.
• Maken van een handboek en schrijven van projectplannen.
• Organiseren en uitvoeren van lintjesregen, herdenkingen en bestuurlijke evenementen met representatief karakter.

Competenties en samenwerkingsrelaties

• Organisatorisch talent en creatief in het bedenken van vernieuwende concepten.
• Kennis van protocollaire processen en koninklijke onderscheidingen.
• Vermogen om professioneel relatiebeheer te voeren en te adviseren over relatiegeschenken.
• Samenwerken met burgemeester, adviseur evenementen, communicatieadviseur, bestuurssecretariaat en facilitair medewerkers.

Werkwijze

• Je werkt zelfstandig en bent verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht.
• Je organiseert je werk zelfstandig, zowel op kantoor als thuis, en hebt regelmatig overleg met de opdrachtgever over voortgang en te leveren prestaties.

De inhoud van de functie en het functioneren daarvan heeft directe invloed op de beeldvorming van het college van B&W. Met zorg deze functie uitoefenen, je hiervan bewust zijn, draagt bij aan een positieve beeldvorming. Jij bent hét aanspreekpunt voor alles wat met externe evenementen, representatie, protocol en kabinetszaken temaken heeft. Je neemt het voortouw, verbindt en schakelt ons netwerk in om iedere bijeenkomst/evenement in jouw portefeuille voor de volle 100% te laten slagen. Hetafbreukrisico is groot. Als er iets niet goed gaat heeft dit een direct effect op de burgemeester/het college en de gemeente Velsen.