Medewerker bestuurssecretariaat

Medewerker bestuurssecretariaat (m/v/x)

Als medewerker bestuurssecretariaat ondersteun je twee wethouders en de gemeentesecretaris. Je bent hun rechterhand en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt: van agendabeheer tot het voorbereiden van vergaderingen. Je bent het aanspreekpunt voor interne collega’s en externe partijen en brengt met jouw organisatietalent structuur in een veelzijdige rol.

Wat ga je doen?

• Starten van de dag met het voorbereiden van een wethouder, doornemen van de agenda en verstrekken van benodigde informatie.
• Overleg en afstemming met collega’s over gezamenlijke werkzaamheden.
• Ontvangen van gasten en plannen van bezoeken en bijeenkomsten.
• Agenda-expert: strak beheer van complex agendabeheer.
• Eerste contact: eerste aanspreekpunt via telefoon, e-mail en post.
• Organisatietalent: organiseren van vergaderingen en diverse bijeenkomsten.
• Regisseur achter de schermen: coördineren van de digitale informatiestroom, zorgen dat stukken op tijd binnenkomen en voortgang bewaken.
• Allround ondersteuner: van input voor afspraken tot het ontvangen van gasten.

Team

Je werkt in een klein, hecht team van drie collega’s. Samen verzorgen jullie de ondersteuning en helpen en vervangen jullie elkaar regelmatig.

Wij vragen

• Minimaal MBO werk- en denkniveau;
• Opleiding bijvoorbeeld als supportprofessional of secretariaatsmedewerker;
• Werkervaring als (bestuurs-)secretariaatsmedewerker of in een klantgerichte functie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Nauwkeurig, schakelt snel, flexibel en energiek;
• Goede kennis van MS Office;
• Professionele en warme uitstraling; betrouwbaar en representatief;
• Sterk in plannen, organiseren en regelen van praktische zaken; behoudt overzicht en communiceert helder.