Projectsecretaris

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris.

Als ervaren Projectsecretaris (PS) ondersteun je een of meerdere projectmanagers binnen het Programma Wonen. Je voert regie over de verschillende projectfases en fungeert als rechterhand en op deelaspecten als plaatsvervanger van de projectmanager.

Je monitort het complete project inclusief de deelprojecten, legt verbindingen, regisseert informatiestromen en faciliteert het besluitvormingsproces. Zo zorg je op de achtergrond voor een soepel en beheerst projectverloop en draagvlak bij alle betrokkenen. Je bent onmisbaar en de motor achter een succesvolle projectenaanpak.

Verantwoordelijkheden

• Zorgen voor rust, overzicht en verbinding tussen alle in- en externe stakeholders van het project.
• Voortgang van het project scherp in de gaten houden, budgetoverschrijdingen signaleren en rapporteren aan de projectmanager.
• Monitoren van specifieke projectrisico’s.
• Beheren en bewaken van de administratieve en financiële projecthuishouding.
• Bijdragen aan de planning- en controlcyclus.
• Coördineren van het bestuurlijke besluitvormingsproces.
• Adviseren en ondersteunen van de projectmanager bij rapportages en het updaten van projectplannen.
• Deelnemen aan projectvergaderingen, bijhouden van actiebesluitenlijsten en zorgen voor opvolging.
• Opstellen van projectdocumenten zoals contracten, risicoanalyses en andere beleidsdocumenten in opdracht van de projectmanager.

Werkomgeving

Je werkt in het hart van de projectenorganisatie en hebt functionele contacten met alle stakeholders die bij het project betrokken zijn. Dit zijn vaak collega’s van andere organisatieonderdelen, inwoners en vertegenwoordigers van externe partijen waarmee wordt samengewerkt.