Projectleider Viering 15 Jaar Gemeente Stichtse Vecht

Als projectleider ben je verantwoordelijk voor het coördineren, plannen en uitvoeren van de viering van het 15-jarig bestaan van de gemeente Stichtse Vecht. Je coördineert de betrokkenheid van interne en externe belanghebbenden, beheert het projectbudget, coördineert de communicatie en organiseert diverse activiteiten om het jubileum feestelijk te markeren. Je leidt drie werkgroepen en zorgt ervoor dat de viering een succes wordt.

Doel van de functie

Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, coördinatie en uitvoering van de jubileumviering. Dit houdt in dat je meerdere werkgroepen integraal managet, de planning en het budget bewaakt, afstemt met interne opdrachtgevers en communicatieactiviteiten aanstuurt, met als doel een goed georganiseerde en representatieve viering.

Werkzaamheden

Projectplanning en -organisatie

• Opstellen, bewaken en actualiseren van de integrale projectplanning.
• Inrichten, begeleiden en coördineren van drie werkgroepen: Activiteiten Intern, Activiteiten Extern en Open Dag.
• Organiseren en leiden van project- en werkgroepoverleggen; vastleggen van acties, besluiten en voortgang.

Coördinatie van activiteiten

• Aansturen van werkgroepen bij het opzetten en realiseren van interne en externe activiteiten.
• Zorgen dat activiteiten voldoen aan beleidskaders, randvoorwaarden en kwaliteitseisen.
• Toezien op inzet van middelen, vergunningen, veiligheid en logistiek.

Organisatie van de Open Dag

• Coördineren van het concept, de voorbereiding en uitvoering van de gemeentelijke Open Dag.
• Afstemmen met gebouwbeheer, beveiliging, facilitair team en interne afdelingen.
• Zorgdragen voor routing, bezoekerscapaciteit, toegankelijkheid en personele inzet.

Afstemming met interne opdrachtgevers

• Periodiek afstemmen over voortgang, risico’s en beslismomenten.
• Vertalen van bestuurlijke kaders naar projectopdrachten en uitvoeringsrichtlijnen.
• Tijdig escaleren bij knelpunten of afwijkingen in planning of budget.

Budgetbeheer

• Opstellen van de projectbegroting en bewaken van de financiële voortgang.
• Zorgdragen voor naleving van gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsregels.
• Rapporteren over financiële status, risico’s en correctieve maatregelen.

Communicatie en stakeholdermanagement

• Uitzetten en coördineren van communicatie bij het opstellen en uitvoeren van een communicatie- en promotieplan.
• Afstemmen met interne stakeholders, inwoners en externe partners.