Managementassistent / Projectondersteuner

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Managementassistent / Projectondersteuner.

Als managementassistent en projectondersteuner ben jij de onmisbare schakel. Je werkt 32-36 uur per week verdeeld over twee taakvelden:

Managementassistent (20-24 uur)

• Je bent de steun en toeverlaat van afdelingshoofden, teamleiders en medewerkers.
• Je werkt in een hecht team dat meerdere afdelingen ondersteunt en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.
• Je stemt wekelijks kort af met collega’s om op de hoogte te blijven en elkaar te versterken.
• Je ondersteunt afdelingshoofden proactief en bewaakt planning en prioriteiten.
• Je plant bijeenkomsten en (digitale) vergaderingen binnen de afdeling.
• Je maakt en bewaakt complexe afspraken in de agenda van afdelingshoofden, collegeleden en teamleiders.
• Je verwerkt inkomende en uitgaande post en mail voor de afdeling.
• Je notuleert het wekelijkse MT-overleg van een directeur of afdelingshoofd en incidenteel andere overleggen.

Projectondersteuner portfolio management (12-16 uur)

• Je bent samen met een collega de spin in het web van het projectportfolio overleg (PPO) binnen het programma Grip op Goudse projecten.
• Je zorgt dat acties, besluiten en evaluaties goed worden voorbereid, vastgelegd en opgevolgd.
• Je controleert de kwaliteit van voorbereidende stukken en schakelt met diverse afdelingshoofden en medewerkers.
• Je helpt bij het opzetten en beheren van het projectportfolio, een overzicht van alle projecten binnen het domein.
• Je neemt deel aan het PPO en coördineert acties en documenten.
• Je bewaakt feedback- en evaluatiemomenten en verwerkt de resultaten in de verdere ontwikkeling van het PPO.
• Je stelt samen met de projectleider de evaluatie van de pilot op.
• Je bereidt het PPO voor door het opstellen en afstemmen van agenda’s, actielijsten en adviesstukken en waarborgt de aanlevering van stukken door medewerkers.
• Je ondersteunt het project Versterken Projectmanagement in samenwerking met de projectleider.

Jouw werkomgeving

Je komt terecht in het team managementondersteuners, bestaande uit zes enthousiaste professionals. Je werkt nauw samen met collega’s binnen het team en met diverse interne en externe stakeholders, waaronder het MT, de directeur van het ruimtelijk domein, projectleiders, opdrachtgevers en het programmateam van het verbetertraject Grip op Goudse projecten.

Het team kenmerkt zich door een open en collegiale sfeer waarin structuur, kwaliteit en continu leren centraal staan. Jouw overzicht, organiserend vermogen, structuur en frisse blik zijn een waardevolle aanvulling.