Medewerker Receptie/Informatie

Functieomschrijving

Als medewerker receptie-informatie ben jij het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en zorg je voor een gastvrije ontvangst. Je bent verantwoordelijk voor representatieve taken en het beheer van de publiekshal. Daarnaast help je burgers met het maken van afspraken en verstrek je algemene informatie over gemeentelijke producten en diensten.

Werkzaamheden

• Optreden als gastheer/vrouw bij ontvangsten en evenementen
• Zorgen voor een representatieve inrichting van de publiekshal en het gebruik van de ruimte
• Ontvangen van bezoekers en informeren van medewerkers of het secretariaat over hun komst
• Verwijzen van bezoekers naar vergaderruimten
• Helpen van burgers bij het maken van afspraken
• Toezicht houden op bezoekers, wachtrijen en wachttijden en collega’s hierop aanspreken
• Verstrekken van algemene informatie over producten en diensten van de gemeente
• Uitgifte van reisdocumenten en rijbewijzen, innemen van oude documenten volgens voorschriften en verwerken in Centric Burgerzaken
• Verwerken van kasbetalingen, kas opmaken en verantwoorden in Key2betalen
• Openen en sluiten van deuren en tourniquet op aangegeven tijden
• In ontvangst nemen van (aangetekende) brieven en documenten en zorgen voor verzending naar postregistratie
• Registratie van gevonden en verloren voorwerpen
• Uitvoeren van lichte administratieve taken
• Uitgifte en registratie van sleutels van openbare gebouwen

Dagelijkse werkzaamheden

Je begint je werkdag met het openen van de deuren en het opstarten van benodigde applicaties. Je controleert de receptieagenda en neemt reisdocumenten en rijbewijzen in ontvangst. Daarnaast beheer je de receptiemailbox door berichten te lezen en te beantwoorden.

• Als receptionist vervul je de volgende taken: Je treedt op als gastheer-vrouw bij ontvangsten en evenementen en verzorgt representatieve taken
• Zorgt voor een representatieve inrichting publiekshal en gebruik van de ruimte
• Ontvangt bezoekers en informeert de medewerker en/of het secretariaat dat zijn bezoek is gearriveerd indien nodig
• Verwijst bezoekers naar vergaderruimten
• Helpt burgers met het maken van een afspraak
• Je houdt toezicht op bezoekers, de wachtrij, de wachttijd en spreekt collega’s daarop aan
• Verstrekt algemene informatie over producten en diensten van de gemeente
• Reikt reisdocumenten en rijbewijzen uit en neemt oude documenten in, volgens de daarvoor geldende voorschriften en verwerkt het in Centric Burgerzaken
• Verwerkt kasbetalingen, maakt de kas op en verantwoordt dit in Key2betalen
• Opent en sluit op de daarvoor aangegeven tijden de deur en tourniquet
• Neemt (aangetekende) brieven en/of documenten in ontvangst en zorgt dat deze naar de postregistratie worden verzonden
• Registratie van Gevonden en Verloren voorwerpen
• Overige lichte administratieve taken
• Uitgifte en registratie van sleutels openbare gebouwen. Hoe ziet je werkdag eruit?
• Je start je dag met het openen van de deuren, het opstarten van diverse applicaties die je gedurende de dag nodig hebt. Je checkt de receptieagenda op wat de planning van de dag is. Je neemt reisdocumenten en rijbewijzen in ontvangst en je gaat aan de slag met het lezen en beantwoorden van de receptie mailbox