Deel deze vacature

Documentenbeheer -B Sluizen en Nijkerkesluis

Opleidingsniveau
MBO
Locatie
Utrecht
Uren
36 uur
Startdatum
03 december 2025
Reageren t/m
11 november 2025

Dit ga je doen

Functietitel

Documentbeheerder

Locatie en Werktijden

Utrecht, 36 uur per week met 2 vaste kantoordagen: maandag (B Sluizen) en dinsdag (V&R-objecten IJsselmeergebied). Regelmatige aanwezigheid op locatie Griffioenlaan 2 in Utrecht is vereist.

Functieomschrijving

Als Documentbeheerder ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem (SharePoint Hummingbird). Je voert activiteiten uit zoals registreren, metadata toevoegen, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers en geeft training en opleiding aan (project)medewerkers. Een belangrijk onderdeel van je rol is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming, en deze adequaat uitvoeren. Je vervult een regisserende rol bij het opzetten van het archief in SharePoint binnen het team V&R objecten IJsselmeergebied B Sluizen MN. Tot je taken behoren onder andere:
  • Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
  • Verlenen en intrekken van autorisaties in het document management systeem
  • Maken van standaardweergaven en zoekvragen in het systeem
  • Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming
  • Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
  • Actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief
  • Verplaatsen van documenten en (sub)dossiers
  • Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders
  • Tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste personen (routeren van post- en e-mailstukken)
  • Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer
  • Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties conform het proces van Lokaal Functioneel Beheer

Resultaat van de opdracht

  • Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat, inclusief ordening, waardering, selectie en toepassing van metadata
  • Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur

Competenties

  • Analytisch denkvermogen en het kunnen leggen van verbanden
  • Dienstverlenende en klantgerichte instelling
  • Hands-on mentaliteit met focus op werkbare oplossingen
  • Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, inclusief het opstellen van rapportages en didactische vaardigheden voor instructie en begeleiding
  • Luistervaardigheid om de vraag achter de vraag te achterhalen
  • Nauwkeurigheid
  • Omgevingsbewustzijn binnen de organisatie
  • Proactieve instelling
  • Plannen en organiseren, zelfstandig werken en deadlines halen zonder stress
  • Zelfontwikkeling door leren van omgeving en situaties
  • Zelfstandigheid en initiatief nemen om verbeteringen door te voeren en samenwerking zoeken waar nodig

Functie-eisen

  • Afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding
  • Aantoonbare werkervaring met Document Management Systemen (DMS) en digitaal archiveren
  • Kennis en ervaring met (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, inclusief het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
  • Ervaring met het schrijven van handreikingen en werkinstructies
  • Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten

Wensen

  • Kennis van en ervaring met werken bij Rijkswaterstaat of andere grote overheidsorganisatie
  • Kennis van relevante kaders en regelgeving zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
  • Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
  • Voldoen aan de genoemde competenties

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.

Jouw profiel

  • Een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
  • Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
  • Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en – dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
  • Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies
  • Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
  • Van de kandidaat wordt verwacht dat hij of zij op de vaste kantoordagen maandag en dinsdag regelmatig aanwezig is op locatie Griffioenlaan 2 in Utrecht
  • Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen
  • Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat
  • Géén foto in het CV
  • Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn in het CV
  • Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format)
  • Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!)

Waarom Samenvijf

Impact maken

We geven je de tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio met behoud van salaris (lees meer).

Betrokken werkgever

We vinden een persoonlijke benadering en open communicatie belangrijk. Je staat er op je opdracht nooit alleen voor.

Fijne werksfeer

Je wordt onderdeel van Samenvijf. We scoren een 8,9 op medewerkerstevredenheid (het is hier dus écht leuk! 😉).

Ontwikkelingsmogelijkheden

We focussen op (werk)geluk, persoonlijke groei en geven je de kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgevers.

Eerlijke beloning

Een aantrekkelijk salaris, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en genoeg vakantiedagen om weer helemaal op te laden.

Naddy Gray

Heb je interesse?

We ontvangen graag je cv en motivatiebrief voor 12-11-2025
Wil je eerst meer weten over deze vacature of over Samenvijf? Neem contact op met Naddy via naddy@samenvijf.nl of 06 255 031 28.

Sluit de vacature nog niet helemaal aan op jouw profiel? Neem contact met ons op via een open sollicitatie.

Solliciteer hier

Job Alert
Onze aanpak

Het sollicitatieproces

1
Sollicitatie
Leuk! Je hebt je droombaan gevonden en gesolliciteerd. Binnen drie dagen nemen wij contact met je op.
2
Eerste gesprek
We leren je graag beter kennen om te kijken of je ambities aansluiten bij Samenvijf.
3
Gesprek bij de opdrachtgever
Tijdens een persoonlijk gesprek bij de opdrachtgever bespreek je vakinhoudelijke zaken en neem je een kijkje op je toekomstige werkplek.
4
Arbeidsovereenkomst
Hebben we een klik? Dan doen we jou een passend voorstel met mooie arbeidsvoorwaarden.
5
Gefeliciteerd!
Ben je akkoord met de arbeidsvoorwaarden? Welkom bij Samenvijf! We kijken uit naar een mooie samenwerking.

Relevante vacatures

Neem een kijkje tussen onze vacatures en ontdek of er iets passends voor jou tussen zit. Staat je ideale vacature er nu niet tussen? Doe dan een open sollicitatie en schrijf je in bij Samenvijf.