Beheerder Digitaal Projectarchief Rijkswaterstaat

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Beheerder Digitaal Projectarchief Rijkswaterstaat.

Als beheerder van het digitaal projectarchief binnen het project Wilhelminakanaal Sluis II ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering in het document management systeem (DMS). Je voert activiteiten uit zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers en geef je training en opleiding aan (project)medewerkers. Je draagt bij aan een duurzame en toegankelijke informatiehuishouding en werkt volgens de richtlijnen van Rijkswaterstaat.

Taken en verantwoordelijkheden

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix en het verlenen en intrekken van autorisaties in het DMS.
• Ontwikkelen van standaardweergaven en zoekvragen in het DMS op basis van de behoeften van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers binnen het DMS.
• Opstellen en uitvoeren van een verbeterplan op basis van tussentijdse toetsen door Documentair Informatiemanagement (DIM).
• Monitoren en zo nodig uitbreiden van de opslagcapaciteit van het DMS.
• Melden van storingen in het DMS aan de ICT-helpdesk.
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen.
• Vervaardigen van voortgangsrapportages en dashboards en deze maandelijks bespreken met de manager projectbeheersing.
• Voorbereiden van de site(s) voor overdracht naar het archief.
• Afronden van projectfases en archiveren van relevante documenten tot dat moment.

Resultaat van de opdracht

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat, waaronder ordening, waarderen, selecteren en toepassen van metadata.
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.