Projectsecretaris Verbindingsteam VTH

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris Verbindingsteam VTH.

Als projectsecretaris binnen het verbindingsteam speel je een cruciale rol in de implementatiefase van het Interbestuurlijk Programma Versterking VTH (IBP VTH). Je bent de steun en toeverlaat van de coördinator en projectmedewerker en bewaart het overzicht over de netwerken. Je verzorgt de communicatie namens het verbindingsteam, waaronder het versturen van mails en andere berichten, en denkt mee over hoe je verschillende partijen praktisch kunt bereiken en betrekken bij de implementatietrajecten.

Je haalt een belangrijk deel van de praktische uitvoering uit handen van je teamgenoten en verzorgt de verslaglegging van netwerkbijeenkomsten voor zowel ambtenaren als bestuurders. Voor deze bijeenkomsten zorg je ervoor dat de juiste mensen worden uitgenodigd en denk je mee over de inrichting ervan. Je werkt zorgvuldig en draagt bij aan transparante besluitvorming, terwijl je jouw teamgenoten ontzorgt bij de verwerking van administratieve taken.

Werkzaamheden

• Voorbereiden en mede organiseren van ambtelijke en bestuurlijke netwerkbijeenkomsten: jij stuurt de uitnodiging en houdt een overzicht bij van de leden van de netwerken. Jij verzorgt het proces van uitnodigingen tot de nazorg voor de netwerkbijeenkomsten
• Je werkt verslagen uit en stelt agenda’s op bij overleggen waar een collega van het verbindingsteam de voorzitter van is
• Ondersteuning bij de projecten middels het (mede)opstellen van voortgangsrapportages en het signaleren van knelpunten en risico’s
• Je ondersteunt het verbindingsteam bij beleidsinhoudelijke vraagstukken en het inrichten van de procesmatige kant
• Je schrijft in samenwerking met de coördinator en de projectmedewerker de communicatie- uitingen. De communicatie is gericht intern en extern op gemeenten, provincies omgevingsdiensten, waterschappen, het Rijk etc
• Jij houdt het overzicht van bestuurlijke en ambtelijke overleggen en andere relevante zaken zoals kamerbrieven
• Dossierbeheer: jij verzorgt en onderhoudt het overzicht aan stukken en documenten op deze vakgebieden
• Agendabeheer van de coördinator
• Je bent scherp op belangrijke deadlines, zoals voor het besluitvormingsproces
• Je draagt bij aan het overzicht en de samenhang tussen de dossiers en de verschillende projecten waar het verbindingsteam deel van uitmaakt
• Jij neemt een gedeelte van de administratie over van het verbindingsteam
• Je houdt het financieel overzicht van de verschillende (deel)projecten