Secretaris Afdeling Informatiediensten

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Secretaris Afdeling Informatiediensten. 

Wie in Nederland asiel aanvraagt, heeft meestal recht op opvang. Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers biedt die opvang: veilige huisvesting, noodzakelijke middelen en begeleiding als voorbereiding op een toekomst in Nederland of het land van herkomst.
In een dynamische omgeving voert het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) zijn taak uit: het opvangen en begeleiden van vreemdelingen. Ons vak, het opvangvak, is voortdurend in ontwikkeling. Het COA is een organisatie die zich continu aanpast aan de veranderende vraag vanuit de politiek en samenleving, evenals het fluctuerende aantal bewoners. In deze dynamiek zorgen leidinggevenden en medewerkers voor leefbaarheid, beheersbaarheid en veiligheid op de centra, zodat bewoners kunnen werken aan hun toekomst. Het COA zoekt een:

Ben jij die verbindende, strategisch sterke secretaris die structuur aanbrengt, overzicht bewaart en samenwerking stimuleert? Dan zoeken wij jou! In deze unieke functie ben jij de spil binnen de informatie- en ICT-organisatie van het COA: je ondersteunt het MT van de afdeling Informatiediensten (ID), werkt hierin nauw samen met de afdeling ICT én bent secretaris van het CIO-overleg. Zo vervul je een cruciale rol in de digitale doorontwikkeling van onze organisatie.

Als Secretaris ondersteun je de afdelingsmanager en MT van ID, werk je nauw samen met ICT en ben je secretaris van het CIO-overleg. Je bewaakt het overzicht, coördineert de besluitvorming en zorgt dat informatie helder en gestructureerd beschikbaar is. Je schakelt moeiteloos tussen strategie en operatie en weet verschillende belangen samen te brengen tot één geheel.

Je werkzaamheden omvatten onder andere:

• Coördinatie van besluitvormingsprocessen, verslaglegging en annotaties
• Advisering van de afdelingsmanager en MT (gevraagd en ongevraagd
• Inhoudelijke voorbereiding van bijeenkomsten (zoals MT-overleggen, afdelingsdagen en CIO-overleggen)
• Monitoring van voortgang op initiatieven en projecten
• Zorg dragen voor duidelijke, interne communicatie via o.a. nieuwsberichten en rapportages
• Coördineren van adviezen, rapportages en input voor JenV-rapportages
• In deze rol ben je de verbindende kracht in wat wij intern de i-kolom noemen – de samenwerking tussen ICT, informatievoorziening en het CIO-overleg – die essentieel is voor een toekomstgerichte digitale ondersteuning van het COA
• Je hebt volop ruimte om projecten op te pakken die aansluiten bij jouw interesses, zodat je ook jezelf verder ontwikkelt

Je werkt binnen de IV-organisatie van het COA, die bestaat uit de afdelingen Informatiediensten en ICT. Samen leveren zij de digitale ondersteuning aan onze collega’s in het veld. ID is de verbindende schakel, ICT levert de techniek. Jij verbindt beide afdelingen – en hun managementteams – als secretaris én spil in het CIO-overleg.
De afdeling ID (± 100 collega’s) bestaat uit teams zoals Functioneel Beheer, Informatiebeheer en het nieuwe CIO-office. Je standplaats is Den Haag, met ruimte voor hybride werken.