Adviseur Documentmanagement

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Adviseur Documentmanagement. 

Als Adviseur Documentmanagement ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering in het Document Management Systeem (DMS) binnen het projectteam. Je voert activiteiten uit zoals het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers en geef je trainingen.

Een belangrijk onderdeel van je rol is het coachen van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming en deze op een adequate wijze uitvoeren.

Werkzaamheden

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties voor het gebruikte DMS.
• Maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen in het DMS op basis van de behoeften van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie.
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen.

Resultaat van de opdracht

1. Een ingericht projectarchief volgens de afspraken met de opdrachtgever en conform de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat, waaronder ordening, waarderen, selecteren en metadata.
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en de archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.