Senior Projectsecretaris

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Senior Projectsecretaris. 

Als senior projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor de projectbeheersing van meerdere projecten en/of programma’s. Je houdt overzicht, bewaakt afspraken en zorgt dat iedereen zijn werk kan doen. Dit varieert van het voorbereiden van vergaderingen, het inkopen van producten en diensten tot het vastleggen van financiële verplichtingen. Je werk raakt alle aspecten van een programma.

Je bent een waardevolle sparringpartner voor collega’s, scherp op deadlines, bewaakt de voortgang en durft waar nodig anderen aan te spreken. Tegelijkertijd werk je vanuit een dienstverlenende houding en denk je mee over verbeteringen. Je maakt deel uit van een dynamische omgeving waarin samenwerking en flexibiliteit centraal staan.

Verantwoordelijkheden

• Zorgen voor adequate administratieve en financiële vastlegging en afhandeling bij inkoopopdrachten volgens actuele regelgeving en procedures.
• Actie ondernemen om opdrachten tijdig te verstrekken en het projectbudget bewaken in nauwe samenwerking met de financiële administratie.
• Opzetten en actualiseren van projectarchieven.
• Controleren van geboekte uren van het projectteam en projectleiders ontlasten door toe te zien op tijdige en adequate uitvoering van werkzaamheden.
• Signaleren van knelpunten in planning of financiën en direct oplossingen aandragen.
• Volgen van regels zoals de Europese Aanbestedingswet en interne inkooprichtlijnen, met een pragmatische en oplossingsgerichte aanpak.
• Projectleiders voorzien van eerlijke en goed onderbouwde feedback en waar nodig aan de bel trekken bij niet-naleving van registratie- of afhandelingseisen.