Documentenbeheer Project ViA15

Voor het project ViA15 van Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Documentalist die het projectteam duurzaam en meerjarig ondersteunt bij het vastleggen en beheren van projectdocumentatie. Je werkt zelfstandig en bent verantwoordelijk voor het controleren of documenten aanwezig zijn, het aansporen van medewerkers om documenten juist en tijdig vast te leggen, en het archiveren van documenten in het document management systeem (DMS).

Je voert het beheer uit binnen de richtlijnen en processen van het project ViA15. Dit omvat het registreren, meta dateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie, het actueel houden van het ordeningsplan, waarderen van dossiers, autoriseren van medewerkers, en het geven van training en opleiding aan projectmedewerkers. Je coacht medewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming, en deze adequaat uitvoeren.

Taken en verantwoordelijkheden

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het document management systeem.
• Maken van standaardweergaven en zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers over documentbeheer en archiefvorming.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders.
• Tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste personen (routeren van post- en e-mailstukken).
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties conform het proces van LFB.

Resultaat van de opdracht

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat, inclusief ordening, waarderen, selecteren en toepassen van metadata.
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.