Bestuurssecretaresse

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Bestuurssecretaresse. 

Als secretarieel medewerker bestuur bij de Gemeente Weert ben jij de schakel die alles soepel laat verlopen voor bestuurders en directie. Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer, het plannen van vergaderingen, het afhandelen van verzoeken en het aannemen van de telefoon. Je zorgt ervoor dat onze bestuurders en directieleden volledig ontzorgd worden.

Jouw rol

Je werkt in een team van 4 collega’s en ondersteunt samen het college van burgemeester en wethouders en de directie. Binnen het team ben je gekoppeld aan meerdere bestuurders of directieleden, maar je vervangt elkaar bij afwezigheid. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de directie en maakt deel uit van het bestuur- en managementsecretariaat. Je werkt nauw samen met de directiesecretaris en draagt bij aan een soepel verloop van alle secretariële en administratieve taken.

Verantwoordelijkheden

• Bewaken van deadlines en prioriteiten als secretariële rechterhand van directieleden.
• Eerste aanspreekpunt zijn voor interne en externe contacten van de directieleden.
• Uitvoeren van complex agendabeheer en maken van keuzes in prioriteiten en planning.
• Verwerken van inkomende post en e-mail, zelfstandig behandelen waar mogelijk of voorleggen aan directieleden, met vertrouwelijkheid.
• Voorbereiden, coördineren en plaatsen van vergaderstukken in de systemen.
• Administratieve ondersteuning in het bestuurlijk besluitvormingsproces, zowel in voorbereiding als nazorg.

Een werkdag bij ons

Je begint je dag met het verwerken van verzoeken voor afspraken met directieleden en zoekt telkens naar een geschikt moment in hun agenda’s. Je regelt vergaderlocaties en faciliteiten zodat directieleden zich kunnen richten op hun afspraken. Je bent het aanspreekpunt voor directieleden die tussendoor binnenlopen met vragen of verzoeken. Het grootste deel van je tijd besteed je aan het inplannen en wijzigen van afspraken. Daarnaast zorg je dat vergaderstukken tijdig zijn aangeleverd, correct in het systeem staan en dat besluiten goed worden verwerkt. Je werkt nauw samen met de directiesecretaris om te controleren of agenda’s compleet zijn en verstuurd kunnen worden. Je stemt zaken af met directieleden om je werk efficiënt voort te zetten. Tussendoor werk je acties af die je aan het begin van de dag hebt genoteerd. Let op: je sluit niet aan bij vergaderingen en maakt geen notulen; jouw focus ligt op het dagelijks oplossen van een complexe puzzel.