Contractsecretaris

Voor het project A27 Houten-Hooipolder zijn wij op zoek naar een Contractsecretaris. In deze rol werk je binnen het team Contractmanagement (noord) en heb je interactie met marktpartijen en de interne RWS projectorganisatie. Je zorgt ervoor dat de contractbeheersing, met name het toetsen en accepteren van documenten, op een overzichtelijke en professionele manier plaatsvindt.

Verantwoordelijkheden

• Zorgen voor orde en structuur in de documentenstroom tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer.
• Beoordelen wie op de hoogte moet worden gesteld van ingekomen documenten en controleren of deze aan de contractuele kwaliteitseisen voldoen.
• Bewaken van reactietermijnen en deadlines.
• In samenwerking met het contractteam zorgen dat de Opdrachtgever de overeengekomen termijnen behaalt en projectteamleden hier tijdig op aanspreken indien nodig.
• Bij afwezigheid van het secretariaat, notuleren van het vierwekelijkse Project overleg en zorgen dat de notulen en besluitenlijst door partijen geaccepteerd worden.

Taken

• Juist verwerken van gegevens/documenten in systemen van formele communicatie die door Opdrachtnemers worden aangeleverd.
• Zorgen voor juiste verspreiding van ontvangen documenten intern RWS.
• Versturen en archiveren van formele communicatie door Opdrachtgever.
• Kanaliseren van formele communicatie richting Opdrachtgever, zoals formele brieven en toetsing, maar ook geaccordeerde wensen vanuit stakeholders.
• Contractteamleden coachen in het archiveren van gegevens in de systemen.
• Bewaken van deadlines en reactietermijnen van verstuurde en ontvangen documenten.
• Kanaliseren van formele communicatie richting Opdrachtnemers (ViSi).
• Opstellen agenda’s voor Project overleggen.
• Verslaglegging van Project overleggen.