Documentalist

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Documentalist.

Als Documentalist bij Rijkswaterstaat ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem. Je voert activiteiten uit zoals het registreren, meta-dateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers en geef je training en opleiding aan projectmedewerkers. Een belangrijke taak is het coachen van projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming.

Verantwoordelijkheden

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het document management systeem.
• Maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen in het systeem.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers voor zelfstandig en adequaat documentbeheer.
• Toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren van nieuwe (sub)dossiers.
• Actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten.
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer.
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties.

Resultaatgebieden

1. Ingericht projectarchief volgens de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen.
2. Actuele middelen voor documentbeheer en archivering.

Competenties

• Analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
• Didactische vaardigheden
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid