Projectsecretaris / projectmanagementondersteuner

Functieomschrijving

Het programmabureau Migratiepact is op zoek naar een ervaren PMO die het programma in de volle breedte kan ondersteunen. De nadruk ligt op het ondersteunen van de Directeur, Programmamanager en de verschillende Business Change Officers (BCO-ers). Het programma staat onder grote druk, dus stressbestendigheid is essentieel. We zoeken collega’s die verbindend kunnen werken tussen de verschillende programmaonderdelen.

Verantwoordelijkheden

• Organiseren en bijhouden van kernteamoverleg vergaderingen, inclusief het samenstellen van de agenda en het bijhouden van besluiten en acties.
• Aanjagen van acties en zorgen voor tijdige bespreking in overleggen zoals Obeya, kernteam en MT IND, deels in afstemming met bestuursadviseurs.
• Opstellen van de overall voortgangsrapportages en het najagen van tijdige oplevering van voortgangsrapportages bij de bouwplaatsen.
• Organiseren van heisessies.
• Visualiseren en bewaken van de programma roadmap en deze actief ophalen bij de drie bouwplaatsen en IV.
• Voorbereiden van risico sessies en het bewaken van het risico register.
• Bewaken van de voorraadagenda van het kernteam.
• Bijhouden van het programma archief.

Vereisten

We zoeken kandidaten die gestructureerd kunnen werken en sterke verbindende kwaliteiten hebben, gericht op samenwerking. Het programma is opgebouwd uit drie grote bouwplaatsen die samen met lijnorganisaties zoals bedrijfsvoering en IV en de huidige business directies een vernieuwing in proces en IV tot stand moeten brengen, gelijktijdig met de implementatie van nieuwe regelgeving. Dit vraagt om collega’s die stevig in hun schoenen staan en stressbestendig zijn.

Kennis van Agile/Scrum, Programmamamagement en Lean (Obeya) is een must.