Managementassistent / Secretaresse

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Managementassistent / Secretaresse 

Wij zijn op zoek naar een zelfstandige en ervaren management assistente/secretaresse voor een periode van 4 tot 6 maanden. Als management assistent/secretaresse maak je deel uit van de afdeling Programma-ondersteuning. Samen met 9 collega-management assistenten/secretaresses ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële werkzaamheden voor de beleidsmedewerkers en programmaleiders, werkzaam in de vijf beleidsprogramma’s bij de Sociaal-Economische Raad. Je werkt graag samen met collega’s, maar je vindt het ook leuk om zelfstandig taken op te pakken. Je brengt jouw expertise in om de gestelde doelen en deadlines binnen de afgesproken termijn te realiseren.

Werkzaamheden

• Je werkt vanuit gedeelde mailboxen en verdeelt de werkzaamheden in goed overleg met de programmaondersteuners.
• Agendabeheer: je ondersteunt de programmaleiders en beleidsmedewerkers bij het inplannen van afspraken, zowel intern als met externen zoals medewerkers van ministeries.
• Vergaderingen: je zorgt voor het op tijd en volledig versturen van de agenda en vergaderstukken, regelt facilitaire zaken zoals het reserveren van een ruimte, een notulist en de lunch, en houdt bij wie lid zijn van de commissies.
• Je ondersteunt bij de organisatie van (digitale en hybride) expertmeetings en evenementen, tussen de 30 en 100 personen. Je bouwt in Momice een event-pagina, beheert de genodigdenlijst en ondersteunt tijdens het event zelf, bijvoorbeeld bij het ontvangst van de deelnemers.
• Je schakelt tussen verschillende ICT-programma’s: Microsoft Office (Teams, Word, Excel, Outlook, SharePoint), ervaring met Momice, M-Files, VVG tool en iBabs is een pré.
• Je verricht administratieve en ondersteunende werkzaamheden voor de beleidsmedewerkers en programmaleiders en bent voor hen aanspreekpunt voor allerlei organisatorische, facilitaire en secretariële vragen.

Werkzaamheden

• Je werkt vanuit gedeelde mailboxen en je verdeelt de werkzaamheden in goed overleg met de programmaondersteuners
• Agendabeheer: je ondersteunt de programmaleiders en beleidsmedewerkers bij het inplannen van afspraken. Dit zijn zowel interne afspraken als afspraken met externen, zoals medewerkers van ministeries
• Vergaderingen: je zorgt voor het op tijd en volledig versturen van de agenda en vergaderstukken, je regelt de facilitaire zaken zoals het reserveren van een ruimte, een notulist en de lunch en je houdt bij wie lid zijn van de commissies
• Je ondersteunt bij de organisatie van (digitale en hybride) expertmeetings en evenementen, tussen de 30 en 100 personen. Je bouwt in Momice een event-pagina, beheert de genodigdenlijst en ondersteunt tijdens het event zelf, bijvoorbeeld bij het ontvangst van de deelnemers
• Je schakelt tussen de verschillende ICT-programma’s: Microsoft Office (Teams, Word, Excel, Outlook, SharePoint), ervaring met Momice, M-Files, VVG tool en iBabs is een pré
• Je verricht administratieve en ondersteunende werkzaamheden voor de beleidsmedewerkers en programmaleiders en je bent voor hen aanspreekpunt voor allerlei organisatorische, facilitaire en secretariële vragen, bijvoorbeeld het regelen van een attentie voor een collega