Documentalist -Project van Brienenoordbrug

Functieomschrijving

Wij zijn op zoek naar een Documentalist voor het beheer van archivering binnen een document management systeem. De rol omvat het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van een autorisatiematrix, het verlenen en intrekken van autorisaties, en het instrueren van projectmedewerkers.

Verantwoordelijkheden

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties tot het document management systeem.
• Maken van standaardweergaven of zoekvragen in het systeem.
• Instrueren van projectmedewerkers voor zelfstandig documentbeheer.
• Toevoegen, ordenen, waarderen en muteren van (sub)dossiers.
• Actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten.
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer.
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties.

Resultaatgebieden

• Ingericht projectarchief volgens afgesproken kwaliteitseisen.
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering.
• Goed beheerde en functionerende SharePoint Online omgeving.
• Koppeling van VISI met SharePoint Online voor samenwerking.

Essentiële Competenties

• Analytisch denkvermogen.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Luisteren en nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn en pro-actieve instelling.
• Plannen en organiseren.
• Zelfontwikkeling en zelfstandigheid.

Eisen

• Minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde mbo opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Meer dan 2 jaar werkervaring met een Document Management Systeem en digitaal archiveren.
• Kennis van documentair informatiebeheer en -dienstverlening.
• Ervaring met het opstellen van werkinstructies en handreikingen.
• Ervaring met SharePoint Online en VISI.

Wensen

• Kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving.
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• Mate van voldoen aan de genoemde competenties.