Programma secretaris Energieprogramma

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris Energieprogramma. De programmasecretaris speelt een cruciale ondersteunende rol binnen het Energieprogramma van Holland Rijnland. Het doel is om overzicht, structuur en continuïteit te creëren in de werkzaamheden en processen binnen het programma. De programmasecretaris ondersteunt de programmamanager en het bredere RES-team, en draagt bij aan een goed georganiseerde, transparante en resultaatgerichte uitvoering van het Energieprogramma.

Verantwoordelijkheden

Organisatie van bijeenkomsten:

• Voorbereiden, organiseren en logistiek faciliteren van bestuurlijke en ambtelijke bijeenkomsten, zoals ateliers en werkoverleggen.
• Verzorgen van uitnodigingen, agenda’s en deelnemerslijsten.

Verslaglegging en opvolging:

• Notuleren tijdens bijeenkomsten.
• Vastleggen van besluiten, acties en afspraken in overleg met de programmamanager.
• Zorgen voor opvolging van acties via actielijsten en reminders.

Projectondersteuning:

• Ondersteunen bij het opstellen van planningen, jaarprogramma’s, dashboards en voortgangsrapportages.
• Samenwerken met de andere collega’s binnen het RES-team.

Documentatie en administratie:

• Inrichten en beheren van digitale werkruimten (zoals Teams).
• Archiveren en actueel houden van beleidsdocumenten, verslagen en rapportages.
• Onderhouden van overzicht over lopende projecten, deadlines en benodigde input.

Teamondersteuning:

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne afstemming binnen het RES-team.
• Signaleren van knelpunten in planning, werkwijze of afstemming.
• Meedenken over procesverbetering of efficiëntere werkmethoden waar mogelijk.

Profiel

De programmasecretaris is niet alleen uitvoerend, maar ook adviserend op het vlak van teamprocessen en organisatie. Er is ruimte voor eigen initiatief, verbetering van werkprocessen en het actief signaleren van kansen voor betere samenwerking of efficiency.