Projectsecretaris projectbureau

Functieomschrijving

Als projectsecretaris binnen het Projectbureau ondersteun je meerdere kleinschalige projecten tegelijk. Je bent verantwoordelijk voor de financiële en administratieve beheersing en werkt nauw samen met projectleiders, controllers, inkoopadviseurs en de financiële administratie. Je combineert denkkracht over financiën, inkoop en contractbeheer met daadkrachtig en behendig operationeel handelen. Je bent scherp op deadlines, werkt gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit en samenwerking.

Werkzaamheden

• Projectbeheersing: Bewaken van voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines; signaleren van risico’s en afwijkingen en hierover proactief adviseren aan projectleiders.
• Financieel beheer: Opstellen, controleren en actualiseren van budgetten, kostenramingen en rapportages; verwerken van gegevens in AFAS en andere administratieve systemen; bewaken dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden.
• Inkoop en contractbeheer: Coördineren van inhuur- en inkooptrajecten – van offerteaanvraag tot contractbewaking; naleven van interne procedures; zorgen voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.
• Projectovereenkomsten en decharge: Beheren van projectovereenkomsten; faciliteren van de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief voorbereiding van de decharge.
• Rapportage en advisering: Verzorgen van maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages; vertalen van cijfers naar bruikbare managementinformatie; bijdragen aan de periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.
• Samenwerking en kennisdeling: Onderhouden van contact met interne en externe partners; beantwoorden van vragen van projectteams; bijdragen aan procesverbeteringen binnen het Projectbureau en de afdeling PMO.

Profiel

Je beschikt over analytisch vermogen en een dienstverlenende houding. Je weet de balans te vinden tussen nauwkeurigheid en pragmatiek en floreert in een dynamische omgeving waarin samenwerking, overzicht en resultaatgericht werken centraal staan.