Programmasecretaris Vlootvernieuwing en Rijksrederij

Ben jij een enthousiaste programmasecretaris die sterk is in organiseren en coördineren, inhoudelijk kan adviseren en klantwaarde hoog in het vaandel heeft staan? Werk je proactief en wil je bijdragen aan het vernieuwen en verduurzamen van de vloot van de Rijksrederij? Dan is deze functie iets voor jou.

Jouw rol

Programmasecretaris Vlootvernieuwing (ca. 75%)

• Je bent de steun en toeverlaat van de Programmadirecteur en het Management Team (7 leden).
• Je ontzorgt de Programmadirecteur en zorgt voor een soepel verloop van de activiteiten op MT-niveau.
• Je ondersteunt het gehele programmateam en werkt nauw samen met twee collega Senior Projectondersteuners.
• Je draagt bij aan een goede coördinatie en een soepele samenwerking binnen het secretariaat.
• Je denkt mee over het efficiënter uitvoeren van werkzaamheden en bouwt je rol verder uit zodra de basis op orde is.

Secretaris MT Rijksrederij (ca. 25%)

• Je vervult de rol van secretaris bij het wekelijkse MT (5 leden) van de Rijksrederij.
• Je bereidt agenda’s voor, verzorgt de stukkenstroom en notuleert de vergaderingen.
• Je bent een verbindende schakel tussen beide MT’s en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

Wat ga je doen?

• Managen van informatie en beheer van functionele mailboxen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van mails.
• Beheren van documenten en informatiestromen.
• Inhoudelijk bijdragen aan opdrachtbrieven en nota’s en het bijhouden van overzichten hiervan.
• Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties.
• Coördineren van tweewekelijkse MT-vergaderingen Vlootvernieuwing en wekelijkse MT-vergaderingen Rijksrederij, inclusief verspreiding agenda en stukken, en bewaken van acties en deadlines.
• Notuleren van (complexe) overleggen, regelen van vergaderruimtes, hulpmiddelen en eventueel catering.
• Agendabeheer en algemene ondersteuning van de Programmadirecteur Vlootvernieuwing.
• Inhoudelijke bijdrage aan voortgangsrapportages.
• Archiveren van correspondentie, producten en verslagen in SharePoint (Connect).

Werkomgeving

Je werkt vanuit het RWS kantoor in Rijswijk, met als uitgangspunt drie dagen op kantoor (maandag, dinsdag en donderdag) en één dag thuis of elders. Over werktijden worden in overleg afspraken gemaakt. Incidenteel kan het voorkomen dat je aanwezig bent bij overleggen op andere dagen of locaties.