Programma Managementassistent

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Programma Managementassistent.

Ben jij een organisatorisch talent met een helicopterview en een procesdenker? Wil jij jouw communicatieve vaardigheden inzetten om programmamanagers te ondersteunen en anderen te ontzorgen? Dan is de functie van Programma Managementassistent (PMA) binnen de programmaorganisatie Stationsdistrict MIRT (PSM) iets voor jou.

In deze rol ben je de steun en toeverlaat voor het programmamanagement en verzorg je secretariële en ondersteunende werkzaamheden. Je werkt nauw samen met de programmadirecteur en vijf programmamanagers en bent verantwoordelijk voor onder andere:

• Beheren en structureren van de programma-administratie, inclusief digitaal beheer van SharePoint (en straks Teams) en archivering.
• Zorgen voor het nakomen van afspraken en toezeggingen, mensen hierop attenderen en het overzicht bewaken.
• Organiseren en plannen van programma-inhoudelijke activiteiten zoals teamoverleggen, bestuurlijke overleggen en werksessies.
• Adviseren van het programmamanagement over procesgang en verbeteringen, zowel gevraagd als ongevraagd.
• Beheren van agenda’s en maken van afspraken op basis van inhoud, prioriteiten en politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Zorgen voor complete vergaderstukken, tijdige verzending en attenderen op actiepunten.
• Bijhouden van het archief in het gemeentelijk systeem met juiste trefwoorden en archiefcodes.
• Structureren en verbeteren van administratieve handelingen en processen, inclusief informatieverwerking.
• Ondersteunen bij de financiële administratie, zoals factuurverwerking.

Jouw team

Je werkt binnen een team van circa 15 collega’s, waaronder programmamanagers, een programmadirecteur, strategische adviseurs en ondersteuners. Daarnaast heb je intensief contact met projectondersteuners, managementassistentes van andere sectoren, de directieraad en externe partijen.