Managementassistent

Het zelfstandig verrichten van (complexe) werkzaamheden op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied ter ondersteuning en begeleiding van de werkzaamheden van het afdelingshoofd, projectleiders en de medewerkers van de afdeling, zodat deze hun werkzaamheden efficiënt en effectief kunnen uitvoeren.

• Je maakt en bewaakt afspraken in de agenda van diverse afdelingshoofden en andere medewerkers;
• Je fungeert als rechterhand van het afdelingshoofd, bewaakt deadlines met betrekking tot zijn werkzaamheden, maakt keuzes in prioriteiten en planning;
• Je geeft (complex) vakmatige secretariële ondersteuning veelal met een vertrouwelijk karakter aan het afdelingshoofd en medewerkers;
• Je plant proactief bijeenkomsten en vergaderingen binnen de afdeling;
• Je verwerkt inkomende post en mail o.a. voor het afdelingshoofd, stelt prioriteiten en handelt deze zelfstandig af indien mogelijk of legt aan hem/haar voor;
• Je bent aanspreekpunt voor in- en externe contacten;
• Je bent onderdeel van de secretaressepool, wat inhoudt dat bij grote werkdruk onderling met werkzaamheden kan worden geschoven; 
• Bij afwezigheid van collega’s neem je, na onderlinge afstemming, de taken/afdelingen van elkaar over. 
• Je beheert het digitale archief van het afdelingshoofd; 
• Je maakt (incidenteel) verslagen van vergaderingen.
• We werken met de programma’s Outlook, iBabs en Zaaksysteem. 

Samenvijf: tijd voor iets nieuws
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.