Documentalist Project Werpsterhoek

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Documentalist Project Werpsterhoek.

Als Documentalist Project ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem van het project. Je voert taken uit zoals registreren, metadata toevoegen, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, waardeert dossiers, autoriseert medewerkers en geeft training en opleiding aan projectmedewerkers. Daarnaast coach je projectmedewerkers zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming, en deze adequaat uitvoeren. Hiermee draag je bij aan een continue verbetering van de informatiehuishouding.

Je beheert het digitale projectarchief door onder andere:

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
• Het verlenen en intrekken van autorisaties in het document management systeem;
• Het maken van standaardweergaven en zoekvragen in het systeem;
• Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken uitvoeren;
• Het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
• Het actueel houden van alle documenten binnen het projectarchief;
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;
• Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders;
• Het tijdig beschikbaar stellen van juiste informatie aan de juiste personen (routeren van post- en e-mailstukken);
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer;
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties volgens het proces van Lokaal Functioneel Beheer.

Resultaat van de opdracht

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, zoals ordening, waarderen, selecteren en toepassen van metadata;
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, waaronder autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en ordeningsstructuur.