Directiesecretaresse

Je krijgt een plek in het team Secretariaat (circa 13 medewerkers) dat een coördinator heeft. Jij werkt primair voor de directeur die verantwoordelijk is voor de aandachtsgebieden ruimtelijke en economische ontwikkeling, je bent ook beschikbaar als vervanging voor de ondersteuner van de andere directeur en daarnaast werk je veel samen met een functioneel team van mensen die een rol hebben in de ondersteuning en advisering van directie en bestuur.

Je kerntaken bestaan uit:

• Het uitvoeren van ondersteunende en secretariële taken, zoals agendabeheer, organiseren van vergaderingen, beantwoorden van telefoon etc;
• Voorbereidende werkzaamheden t.b.v. MT-vergadering;
• Administratieve taken rondom inkoop (MUIS verplichtingen, controle facturen), personele aangelegenheden, archivering;
• Beheer mailbox, met op onderdelen zelfstandig afhandelen/in gang zetten en bewaken van acties;
• Vervanging waar nodig van de managementassistent van de andere directeur van Ruimte

Daarnaast ligt er een belangrijke ontwikkelopgave bij Ruimte: er is meer samenhang nodig in de totale keten van ondersteuning en advisering van directie en bestuur. Ook in het team van managementondersteuning is werk aan de winkel: de samenwerking in het team alsook de kwaliteit en pro activiteit van het werk moeten worden verbeterd. Omdat het om een korte periode gaat, vragen we je waar mogelijk om een bijdrage op deze beide onderdelen te leveren. Als het gaat over de keten van ondersteuning en advisering van directie en bestuur kan dit bijvoorbeeld in de vorm van een mondelinge overdracht na afronding van de klus.

Over Samenvijf

Samenvijf is een landelijk detacheringsbureau binnen zorg, welzijn en overheid. Bij ons werk je maximaal vier dagen per week voor boeiende opdrachtgevers. Daarnaast krijg je de kans om iedere week een dag(deel) aan de slag aan de slag te gaan bij een maatschappelijke organisatie bij jou in de buurt, met behoud van salaris. Wij geloven namelijk dat als je de maatschappij iets mooier wilt maken, je bij jezelf moet beginnen.

Omdat je op de vijfde dag iets anders mag doen, haal je meer plezier uit je werk en krijg je meer energie en inspiratie. Wil je minder dan vijf dagen per week werken? Dat kan natuurlijk, we gaan er graag met je over in gesprek. Alleen focussen op je opdracht? Ook dat kan, de vijfde dag is een kans en geen verplichting.