Bestuursecretaresse

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Bestuursecretaresse.

Als Bestuurssecretaresse van Gedeputeerde Staten heb je veelzijdig werk. Je organiseert in- en externe bijeenkomsten en regelt alles tot in de puntjes: catering, reserveren van ruimtes en ontvangst van gasten. Je documenteert afspraken en benodigde informatie in iBabs. Wanneer de bestuurder naar het buitenland reist, boek jij reis en verblijf en zorg je voor goede ondersteuning op afstand. Je houdt agenda’s nauwlettend in de gaten en plant afspraken tijdig en zorgvuldig. Bij last-minute afspraken schakel je de juiste partijen zodat de afspraak doorgaat. Je zoekt actief de verbinding met externen en fungeert als vraagbaak voor collega’s en afdelingen. Je signaleert inefficiënties en zet lijnen uit om processen te verbeteren. Je verzorgt soms notulen; notuleren is een plus.

Taken

• Organiseren van in- en externe bijeenkomsten (incl. catering, ruimtes en ontvangst)
• Documenteren van afspraken en informatie in iBabs
• Boeken van reizen en verblijf bij buitenlandse reizen van de bestuurder
• Ondersteunen van de bestuurder op afstand
• Beheren en plannen van agenda’s; coördineren bij last-minute wijzigingen
• Contact en afstemming met externen en collega-afdelingen
• Signaleren van inefficiënties en opzetten van verbeterlijnen
• Notuleren bij sommige vergaderingen (pluspunt)