Programmasecretaris WNN Vernieuwing

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris WNN Vernieuwing.

Als Programmasecretaris (PS) ben je het centrale aanspreekpunt binnen het programmateam van het programma WNN Vernieuwing. Je werkt nauw samen met de Programmamanager en de Manager Programmabeheersing en ondersteunt bij diverse organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je wordt aangestuurd door de Programmamanager.

Jouw verantwoordelijkheden

• Aansturen van ondersteunende rollen zoals de documentalist, projectondersteuners en het PB-team bij deelprojecten.
• Geven van gevraagd en ongevraagd advies als kritische en onafhankelijke sparringpartner voor de Projectmanager en Manager Projectbeheersing.
• Bijwonen van belangrijke overleggen, agenderen en toezien op voortgang; regie voeren over agenda’s.
• Ontzorgen en assisteren van IPM-rolhouders door proactief administratieve en secretariële werkzaamheden op te pakken, signalen te verwerken en acties te initiëren.
• Zelfstandig oppakken van onderwerpen zoals cybersecurity (onderdeel onboarding), voorbereiding van bestuurlijke overleggen en beantwoording van vragen vanuit het ministerie of de Bestuursstaf.
• Signaleren en beheersen van raakvlakken, verbanden leggen en acties najagen.
• Ondersteunen van het projectteam bij het beheerst doorlopen van beslismomenten en kwaliteitstoetsen.
• Bijdragen aan een proactieve veiligheidscultuur binnen het projectteam, inclusief coördineren van PBM’s voor gasten, agenderen van veiligheid en aanspreken op onveilig gedrag.
• Ondersteunen bij en verzamelen van documenten voor onder andere ADR-controle, toetsen (CIO-oordeel, AcICT-toets), challenge GPO prognoses, ICT-dashboard, huisvesting en het organiseren van veiligheidsrondes.
• Coördineren en begeleiden van bijdragen aan GRIP migratie; fungeren als linking pin voor vragen vanuit de organisatie.
• Inplannen en voorbereiden van overleggen, compact en met essentie notuleren voor programmateam en bestuurlijke/ambtelijke overleggen.
• Opstellen van agenda’s en bijhouden van actie- en besluitenlijsten; vooruitkijken met PM en MPB naar benodigde overleggen en overlap signaleren.
• Opstellen en up-to-date houden van programma-brede ondersteunende overzichten; proactief verbeteringen inbrengen.
• Organiseren van bijeenkomsten of evenementen voor het projectteam.
• Opnemen van documenten in het DMS (SharePoint/Connect 3.0).