Projectsecretaris Openbaar Bestuur en Dienstverlening

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris Openbaar Bestuur en Dienstverlening.

Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor de projectbeheersing van meerdere projecten binnen het domein Openbaar bestuur en Dienstverlening (OBD). Je bewaakt de voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines, signaleert risico’s en afwijkingen en adviseert proactief de projectleiders.

Verantwoordelijkheden

• Projectbeheersing: bewaken van voortgang, budgetten, verplichtingen en deadlines; signaleren van risico’s en afwijkingen en hierover adviseren aan projectleiders.
• Financieel beheer: opstellen, controleren en actualiseren van budgetten, kostenramingen en rapportages; verwerken van gegevens in AFAS en andere administratieve systemen; bewaken dat contracturen en projectbudgetten niet worden overschreden.
• Inkoop en contractbeheer: coördineren van inhuur- en inkooptrajecten van offerteaanvraag tot contractbewaking; naleven van interne procedures; zorgen voor tijdige verlenging of beëindiging van overeenkomsten.
• Projectovereenkomsten en decharge: beheren van projectovereenkomsten; faciliteren van de administratieve en financiële afronding van projecten, inclusief voorbereiding van de decharge.
• Rapportage en advisering: verzorgen van maandelijkse financiële overzichten en voortgangsrapportages; vertalen van cijfers naar bruikbare managementinformatie; bijdragen aan de periodieke verantwoording aan opdrachtgevers.
• Samenwerking en kennisdeling: onderhouden van contact met interne en externe partners; beantwoorden van vragen van projectteams.

Resultaatverplichtingen

Deelresultaten die je oplevert:

• De begroting is opgesteld.
• De projectstructuur en administratie zijn ingericht.
• Het proces van opdrachtverlening en contractvorming is afgerond.
• De opdrachtgever ontvangt maandelijks een (financiële) voortgangsrapportage.
• Het projectarchief is ingericht.
• De projectadministratie is opgezet en wordt uitgevoerd.

Eindresultaten bij afronding van de opdracht:

• De projectstructuur en administratie zijn afgerond.
• Het projectarchief is compleet en in beheer overgedragen.
• De (financiële) decharge heeft plaatsgevonden.

Beoordeling

Je werk en de resultaten worden per project en per projectfase beoordeeld, waarbij onder andere de begroting, projectstructuur, contractvorming, voortgangsrapportages, projectarchief, projectadministratie en decharge centraal staan.