Beheerder Digitaal Projectarchief

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Beheerder Digitaal Projectarchief.

Als beheerder van het digitaal projectarchief ben je verantwoordelijk voor het beheer van de archivering binnen het document management systeem. Je voert dit beheer uit door het registreren, metadata toevoegen, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Daarnaast zorg je voor een actueel ordeningsplan, waardeer je dossiers, autoriseer je medewerkers en geef je training en opleiding aan projectmedewerkers. Je zorgt tevens voor de benodigde middelen om het beheer goed uit te voeren.

Een belangrijk onderdeel van je rol is het coachen van projectmedewerkers, zodat zij zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoeren. Hiermee draag je bij aan een continue verbetering van de informatiehuishouding.

Taken en verantwoordelijkheden

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties voor het document management systeem.
• Ontwikkelen van relevante standaardweergaven en zoekvragen in het document management systeem, afgestemd op de behoeften van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming kunnen uitvoeren.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die behoren tot het projectarchief.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers binnen het systeem.
• Toezien op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten volgens geldende kaders en zorgen voor tijdige beschikbaarstelling van juiste informatie aan de juiste personen (routeren van post- en e-mailstukken).
• Melden van storingen aan het Lokaal Functioneel Beheer (LFB).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen volgens het LFB-proces.

Resultaat

• Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, waaronder ordening, waarderen, selecteren en toepassen van metadata.
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen en een ordeningsstructuur.