Projectcoördinator (PMO)

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Projectcoördinator (PMO).

Als regisseur ben je verantwoordelijk voor het aanleveren en verzenden van stukken vanuit de Programmadirectie en sectorpartijen, waarbij je de kwaliteit van het toets- en rapportageproces bewaakt. Je doet proactief voorstellen ter verbetering van het aanleverproces en voert deze uit. Je structureert een veelheid aan informatie overzichtelijk en bewaakt de actualiteit daarvan.

Je werkt vanuit de drie pijlers van projectbegeleiding: coördineren, procesbewaking en registreren. Dit helpt je bij het zelfstandig opstellen van agenda’s, correspondenties, notities en verslagen. Daarnaast ondersteun je de vergadereffectiviteit en houd je het overzicht over acties en opvolging uit diverse overleggen.

Je bent een echte teamverbinder en zet jouw ruime ervaring op meerdere vlakken in om de organisatie verder te brengen. Ook buiten de reguliere programmawerkzaamheden neem je een rol in processen en netwerken binnen de programmadirectie.

Verantwoordelijkheden

Coördineren

• Afstemmen en organiseren van activiteiten, mensen, middelen en informatie om soepele en efficiënte voorbereidingen voor teams te waarborgen.
• Signaleren en zelfstandig aansturen van procesoptimalisaties en verbeterideeën.
• Verbinden van acties en afspraken binnen diverse sectorpartijen en het ministerie van IenW, en scherp houden van betrokkenen binnen de programmadoelstellingen.
• Regelmatig voeren van voortgangsoverleggen met sectorpartijen.
• Optreden als sparringpartner van de manager Programmabeheersing en samen met deze manager de spil zijn in het programmateam.

Procesbewaking / Toetsproces / Rapportageproces

• Zorgen dat het team zich aan de planning houdt en bij afwijkingen passende oplossingen zoeken.
• Coördineren van het toetsproces en bewaken van (proces)planningen in overleg met de Manager Programmabeheersing.

Registreren / Administreren

• Structureren en systematisch vastleggen van gegevens, communicatie, besluiten en documentatie.
• Waarborgen van transparantie, verantwoording en terugvindbaarheid.
• Toezien op naleving van archiveringsregels door anderen.
• Zelfstandig uitvoeren van een eerste review van documentatie en terugkoppelen van feedback voordat deze bij de Manager Programmabeheersing terechtkomt.